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Checkliste für die Organisation einer Gesundheitsmesse

Eine Gesundheitsmesse braucht mehr als Stände und Vorträge: Besucher müssen sich schnell orientieren, Angebote ausprobieren und Informationen mitnehmen können. Plane zuerst Veranstaltungsort, Genehmigungen und beteiligte Organisationen, danach Programm, Aussteller und Anmeldung. In den letzten Tagen prüfst du Saalplan, Beschilderung, Technik, Messgeräte und Workshopmaterialien. Diese Checkliste hilft dir, 72 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Engpässe bei Einlass, Strom und Catering zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Teilnehmende Organisationen kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Workshops und Vorträge planen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbematerial verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Lieferantenabsprachen bestätigen

  • Saalplan erstellen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Route und Beschilderung festlegen

  • Anmeldeschalter vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen ausdrucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Workshopmaterialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Filmmaterial prüfen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Einkäufe prüfen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Standwände aufstellen

    3 Personen

  • Anmeldeschalter einrichten

    2 Personen

  • Gesundheitsstände einrichten

    6 Personen

  • Workshopraum einrichten

    3 Personen

  • Screeningräume abschirmen

    2 Personen

  • Präsentationsgeräte anschließen

    2 Personen

  • Informationsmaterial auslegen

    4 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet und Obst bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen erfassen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Blutdruckmessungen begleiten

    3 Personen

  • Gesundheitsfragebögen ausgeben

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    3 Personen

  • Vorträge ankündigen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Gesunde Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bestand an Informationsmaterial auffüllen

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzte Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Screeningsmaterial sammeln

    3 Personen

  • Informationsmaterial verpacken

    3 Personen

  • Präsentationsgeräte ausschalten

    2 Personen

  • Standmaterialien abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Essensreste verpacken

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Besucherinformationen nachsenden

  • Abrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 6
  • Empfangstisch
  • KlappstühleAnz. 10
  • ParaventsAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • BlutdruckmessgeräteAnz. 4
  • PersonenwaagenAnz. 2
  • MessbänderAnz. 4
  • ThermometerAnz. 3
  • StoppuhrenAnz. 3
  • Bluetooth-PresenterAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • MesserAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • KühlmattenAnz. 8
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • TeelöffelAnz. 40

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 18
  • PflanzenAnz. 10
  • InfotafelnAnz. 12
  • WegweiserAnz. 12
  • NamenskartenständerAnz. 30

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • HanddesinfektionsspenderAnz. 8
  • HandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Saalplan spätestens 2 Wochen vor der Messe fest. Plane Empfang, Sitzplätze, Stände, Workshopbereiche und freie Wege getrennt, damit Messgeräte und Rollstühle ausreichend Platz haben.
  • Bestätige Referenten, Standbetreiber und Lieferanten nicht nur mündlich. Hole dir spätestens 7 Tage vorher eine Rückmeldung zu Ankunftszeit, benötigter Technik, Stromanschlüssen und mitgebrachten Materialien.
  • Teste Präsentationen, Filme, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher am Veranstaltungsort. Ein kompletter Techniktest am Vortag deckt meist mehr Probleme auf als ein kurzer Funktionstest am Veranstaltungsmorgen.
  • Bereite den Anmeldeschalter mit Teilnehmerinformationen und Namensschildern nach alphabetischer Reihenfolge vor. Rechne für die erste Stunde mit dem höchsten Andrang und plane dafür mindestens zwei Helfer ein.
  • Bestelle Catering erst nach der Anmeldefrist, aber nicht später als 5 Tage vor der Messe. Übertrage erfasste Ernährungswünsche getrennt an den Lieferanten und prüfe, ob Gläser, Tassen, Teller und Besteck mitgeliefert werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gesundheitsmesse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Genehmigungen und der Kontaktaufnahme zu Organisationen. Programm, Referenten und Aussteller sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht eine Gesundheitsmesse?
Plane für den Einlass mindestens 2 Personen in der ersten Stunde ein. Zusätzlich brauchst du je nach Größe jeweils eine Ansprechperson für Technik, Aussteller und Workshops; bei mehreren parallelen Angeboten sollte pro Bereich ein Helfer eingeplant werden.
Wann müssen die Aussteller einer Gesundheitsmesse feststehen?
Lege Standbetreiber und Standplätze spätestens 4 Wochen vor der Messe fest. So bleiben mindestens 14 Tage für den finalen Saalplan, Stromanschlüsse, Beschilderung und die Abstimmung besonderer Ausstattung wie Blutdruckmessgeräten oder Waagen.
Was muss man bei der Technik einer Gesundheitsmesse prüfen?
Prüfe am Vortag Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon, Presenter, Verlängerungskabel und Powerbanks. Starte jede Präsentation einmal vollständig und kontrolliere zusätzlich alle Stromanschlüsse an den Ständen.

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