Zo organiseer je een gezinskerstmarkt

Een gezinskerstmarkt vraagt vooral om een strakke volgorde: leg eerst datum en locatie vast, werk daarna de marktindeling en het programma uit. Benader kraamhouders vroeg, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je inkopen doet. In de laatste week controleer je stroom, verlichting, decoratie en het weer. Op de dag zelf bouw je kramen, tenten en zitplekken op en houd je eten en warme dranken overzichtelijk bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Marktindeling uitwerken
2 personen
3
Kraamhouders benaderen
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kraamhouders definitief indelen
2 personen
9
Vrijwilligers inplannen
2 personen
10
Programma en tijden publiceren
11
Weersverwachting controleren
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Verlichting testen
2 personen
14
Kerstdecoratie controleren
15
Servies en glaswerk tellen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Contantgeld en wisselgeld regelen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Verse producten ophalen
2 personen
20
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Soep bereiden
2 personen
23
Warme dranken voorbereiden
2 personen
24
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Kramen indelen
3 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Kerstboom versieren
2 personen
29
Verlichting aansluiten
2 personen
30
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
31
Kassa en betaaltafel inrichten
2 personen
32
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
33
Eetkraam inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Toiletten controleren
2 personen
37
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
38
Kraamhouders ontvangen
3 personen
39
Laatste voorraadcontrole doen
2 personen

Event

40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Kassa bemannen
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Warme dranken serveren
2 personen
44
Soep uitschenken
2 personen
45
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
46
Muziek bedienen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Tafels schoonhouden
2 personen
51
Toiletten tussentijds schoonmaken
52
Voorraad aanvullen
2 personen
53
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
54
Verkoop afsluiten
2 personen

Nazorg

55
Geld en administratie veiligstellen
2 personen
56
Kraamhouders uitchecken
2 personen
57
Verlichting uitschakelen
2 personen
58
Decoratie veilig verwijderen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Keuken schoonmaken
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
68
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Kassatafelsaantal 2

Servies

Bordenaantal 120
Soepkommenaantal 80
Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Mokkenaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 10
Soeplepelsaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Pannenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 4

Apparatuur

Geluidsboxenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Kassa
Pinautomaat
Kerstboom

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
LED-lantaarnsaantal 12
LED-kaarsenaantal 40
Batterijenaantal 40

Decoratie

Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Tafellopersaantal 12
Kerstfigurenaantal 10
Naamkaartjesaantal 30
Bewegwijzerbordenaantal 12
Prijskaartjesaantal 100
Kerstboomstandaard

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met de indeling voordat je kraamhouders definitief toezegt. Teken looproutes, eet- en drinkplekken en aansluitingen voor stroom uit, zodat kramen en zitplaatsen niet later hoeven te schuiven.
Plan aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vooraf af. Gebruik die gegevens om hapjes, soep en warme dranken gericht voor te bereiden en voorkom dat je op de dag zelf nog ingrediënten moet vervangen.
Controleer stroompunten en verlengkabels minimaal twee dagen voor de markt. Test verlichting, geluidsboxen, microfoons, koffiezetapparaten en waterkokers samen; een losse aansluiting valt anders vaak pas tijdens de opening op.
Tel servies en glaswerk per gebruiksmoment, niet alleen per gast. Voorzie bij soep, koffie en andere warme dranken extra mokken, kopjes, kommen en lepels, zodat afwas geen knelpunt wordt.
Houd een apart draaiboek voor de opbouw en het eerste uur. Zet partytenten, marktkramen, tafels en stoelen eerst veilig neer, wijs daarna vrijwilligers toe en regel pas vervolgens de uitgifte van soep, hapjes en drankjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gezinskerstmarkt organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Benader kraamhouders en plan reserveringen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de markt de indeling en het programma kunt publiceren.
Wanneer moet ik kraamhouders uitnodigen voor een kerstmarkt?: Stuur de eerste uitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken voor de markt en maak de definitieve kraamindeling uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een gezinskerstmarkt?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst en informatie, één voor eten en drinken en één voor opbouw en toezicht per gelijktijdige zone. Maak de planning uiterlijk 2 weken vooraf en wijs per blok een vervanger aan.
Wanneer bereid je soep en warme dranken voor een kerstmarkt?: Bereid houdbare voorraad en servies de dag ervoor voor. Maak soep zo laat mogelijk op de dag zelf, houd warme dranken in thermoskannen of soepketels en controleer ongeveer 30 minuten voor opening de temperatuur en voorraad.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.