Familienweihnachtsmarkt organisieren: der praktische Ablauf
Ein Familienweihnachtsmarkt gelingt, wenn du zuerst Fläche, Stände und Verantwortlichkeiten klärst und erst danach einkaufst. Plane Anmeldungen, Ernährungswünsche und das Helferteam früh, damit am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Besonders häufig werden Stromanschlüsse, Beleuchtung, Wechselgeld und wetterfeste Überdachung zu spät geprüft. Arbeite mit einem festen Zeitplan und kontrolliere am Vortag alle Geräte, Lebensmittel und den Aufbaubedarf.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 3
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
- 4
Reservierungen vornehmen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Standbetreiber endgültig einteilen
2 Personen
- 9
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 10
Programm und Zeiten veröffentlichen
- 11
Wettervorhersage prüfen
- 12
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 13
Beleuchtung testen
2 Personen
- 14
Weihnachtsdekoration prüfen
- 15
Geschirr und Glasware zählen
2 Personen
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Bargeld und Wechselgeld bereitstellen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 20
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 22
Suppe zubereiten
2 Personen
- 23
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
- 24
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 25
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 26
Stände einteilen
3 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 28
Weihnachtsbaum schmücken
2 Personen
- 29
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 30
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 31
Kasse und Zahlungstisch einrichten
2 Personen
- 32
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 33
Essensstand einrichten
3 Personen
- 34
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 35
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 36
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 37
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 38
Standbetreiber empfangen
3 Personen
- 39
Letzte Bestandskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 40
Besucher begrüßen
3 Personen
- 41
Kasse bedienen
2 Personen
- 42
Snacks servieren
3 Personen
- 43
Heiße Getränke servieren
2 Personen
- 44
Suppe ausschenken
2 Personen
- 45
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
- 46
Musik bedienen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Tische sauber halten
2 Personen
- 51
Toiletten zwischendurch reinigen
- 52
Bestand auffüllen
2 Personen
- 53
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 54
Verkauf abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Geld und Unterlagen sichern
2 Personen
- 56
Standbetreiber auschecken
2 Personen
- 57
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
- 58
Dekoration sicher entfernen
3 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Küche reinigen
3 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 63
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 68
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 69
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 8
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 60
- BiertischeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- KassentischeAnz. 2
Geschirr
- TellerAnz. 120
- SuppenschalenAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TassenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 10
- SuppenkellenAnz. 10
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- PfannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
- SuppenkesselAnz. 3
- WasserkocherAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- ServierzangenAnz. 10
- AluminiumfolieAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherboxenAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
- Kasse
- Geldautomat
- Weihnachtsbaum
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 10
- LED-LaternenAnz. 12
- LED-KerzenAnz. 40
- BatterienAnz. 40
Dekoration
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- TischläuferAnz. 12
- WeihnachtsfigurenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 30
- WegweiserAnz. 12
- PreisschilderAnz. 100
- Weihnachtsbaumständer
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- HandschuheAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum, Ort und Marktaufteilung zuerst fest. Teile Marktstände, Partyzelte, Tische und Sitzplätze so ein, dass Besucherwege frei bleiben und Essensausgaben nicht direkt vor dem Eingang stehen.
- Kontaktiere Standbetreiber früh und setze eine verbindliche Rückmeldefrist, zum Beispiel vier Wochen vor dem Markt. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und teile die Stände spätestens eine Woche vorher endgültig ein.
- Plane Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein. Eine Person sollte ausschließlich Anmeldungen und Rückfragen betreuen, während andere Aufbau, Ausschank, Kasse und Abbau übernehmen.
- Prüfe Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Lautsprecher, Mikrofone und Beleuchtung spätestens am Vortag. Wasserkocher, Kaffeemaschinen und Suppenkessel benötigen zusammen oft mehr Anschlüsse, als vor Ort verfügbar sind.
- Bereite haltbare Vorräte früher vor, frische Produkte dagegen möglichst am Veranstaltungstag. Zähle Teller, Suppenschalen, Tassen, Gläser und Besteck getrennt und stelle Bargeld samt Wechselgeld vor dem Aufbau an der Kasse bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Familienweihnachtsmarkt organisieren?
- Beginne etwa acht bis zehn Wochen vorher mit Datum, Ort, Standplan und der Kontaktaufnahme zu Standbetreibern. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens vier Wochen vor dem Termin verschickt beziehungsweise abgeschlossen sein.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Familienweihnachtsmarkt?
- Plane mindestens vier bis sechs Helfer gleichzeitig ein, wenn Aufbau, Kasse, Getränke, Essen und Besucherfragen abgedeckt werden sollen. Bei mehreren Ständen oder längeren Öffnungszeiten sind Schichten von zwei bis drei Stunden übersichtlicher als ein durchgehender Einsatz.
- Wann sollte man das Essen für den Weihnachtsmarkt vorbereiten?
- Haltbare Vorräte und Serviermaterial kannst du ein bis zwei Tage vorher bereitstellen. Suppe und Heißgetränke werden am besten am Veranstaltungstag zubereitet oder erhitzt; frische Produkte sollten möglichst wenige Stunden vor Beginn abgeholt werden.
- Was muss man am Tag vor dem Familienweihnachtsmarkt prüfen?
- Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Partyzelte, Stromanschlüsse, Beleuchtung, Dekoration und die Funktionsfähigkeit der Küchengeräte. Zähle außerdem Geschirr und Gläser und lege einen Plan für Wechselgeld, Aufbau und Helferschichten bereit.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!