Organiser un marché de Noël familial, étape par étape

Un marché de Noël familial demande surtout une bonne coordination entre les exposants, les visiteurs et l’équipe qui installe les stands. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le plan des espaces avant de confirmer les réservations et les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les exposants, organiser les bénévoles et publier les horaires. Le jour J, prévoyez assez de temps pour les tentes, l’éclairage, les boissons chaudes, la soupe et la gestion de la monnaie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Faire les réservations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir définitivement les exposants
2 personnes
9
Planifier les bénévoles
2 personnes
10
Publier le programme et les horaires
11
Vérifier les prévisions météo
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Tester l’éclairage
2 personnes
14
Vérifier la décoration de Noël
15
Compter la vaisselle et le verre
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Prévoir de l’argent liquide et de la monnaie
18
Faire les courses
3 personnes
19
Récupérer les produits frais
2 personnes
20
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Préparer la soupe
2 personnes
23
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Répartir les stands
3 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Décorer le sapin de Noël
2 personnes
29
Brancher l’éclairage
2 personnes
30
Installer la signalisation
2 personnes
31
Installer la caisse et le comptoir de paiement
2 personnes
32
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
33
Installer le stand de restauration
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Vérifier les toilettes
2 personnes
37
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
38
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
39
Effectuer le dernier contrôle des stocks
2 personnes

Événement

40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Tenir la caisse
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Servir des boissons chaudes
2 personnes
44
Verser la soupe
2 personnes
45
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
46
Gérer la musique
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Garder les tables propres
2 personnes
51
Nettoyer les toilettes entre-temps
52
Réanimer les stocks
2 personnes
53
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
54
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

55
Mettre en sécurité l’argent et les documents
2 personnes
56
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
57
Éteindre l’éclairage
2 personnes
58
Retirer la décoration en toute sécurité
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer la cuisine
3 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
68
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 8
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Tables de caisseqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 120
Bol à soupeqté 80
Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Tassesqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 10
Louches à soupeqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Casserolesqté 4
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 6
Pinces de serviceqté 10
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Caisse
Terminal de paiement
Sapin de Noël

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lanternes LEDqté 12
Bougies LEDqté 40
Pilesqté 40

Décoration

Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de tableqté 12
Personnages de Noëlqté 10
Badges nominatifsqté 30
Panneaux de signalisationqté 12
Étiquettes de prixqté 100
Pied de sapin

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gantsqté 12
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Dessinez l’aménagement avant de confirmer les stands : prévoyez des zones distinctes pour les exposants, la caisse, les boissons chaudes et la circulation des familles. Gardez des passages assez larges pour les poussettes.
Contactez les exposants tôt et demandez leurs besoins précis avant la répartition définitive. Notez notamment les besoins électriques, l’espace nécessaire et les éventuelles contraintes alimentaires.
Ne gardez pas l’installation pour la dernière heure. Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, tester les rallonges et vérifier l’éclairage.
Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis adaptez les stocks selon la durée du marché. Préparez la soupe et les boissons chaudes en plusieurs fournées plutôt qu’en une seule.
Désignez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures et attribuez un responsable à chaque zone. Gardez aussi de l’argent liquide et suffisamment de monnaie dès l’ouverture, car les premiers achats se font souvent avant que l’équipe soit organisée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël familial ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, contacter les exposants, traiter les inscriptions, réserver le matériel et publier le programme au moins 2 semaines avant l’événement.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Faites une première liste 4 à 6 semaines avant le marché, puis répartissez définitivement les stands environ 2 semaines avant. Vous pourrez ainsi finaliser le plan, les horaires et les besoins électriques.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël ?: Comptez 2 à 3 heures avec une équipe organisée pour monter les tentes, placer les tables et installer les zones de restauration. Ajoutez 30 minutes pour tester l’éclairage, les rallonges et le matériel sonore.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un marché de Noël familial ?: Pour la première heure, prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne, en privilégiant une réserve de boissons chaudes. Ajoutez une marge de 10 à 15 % si le marché dure plusieurs heures ou si la météo est froide.

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