Cómo organizar un mercado navideño familiar sin improvisar

Empieza por fijar la fecha, el lugar y la distribución antes de contactar con los puestos. Después cierra las inscripciones, recoge las preferencias dietéticas y asigna cada puesto de forma definitiva. La última semana se concentra en el programa, los voluntarios, la compra y las comprobaciones técnicas. El día del mercado, monta primero las carpas, las mesas y la electricidad; luego prepara la comida, las bebidas calientes y la señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
3
Contactar a los puestos
2 personas
4
Hacer reservas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Asignar definitivamente a los puestos
2 personas
9
Programar voluntarios
2 personas
10
Publicar el programa y los horarios
11
Comprobar el pronóstico del tiempo
12
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
13
Probar la iluminación
2 personas
14
Comprobar la decoración navideña
15
Contar la vajilla y la cristalería
2 personas
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Gestionar efectivo y cambio
18
Hacer la compra
3 personas
19
Recoger productos frescos
2 personas
20
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
21
Preparar aperitivos
4 personas
22
Preparar sopa
2 personas
23
Preparar bebidas calientes
2 personas
24
Montar mesas y sillas
4 personas
25
Montar las carpas
4 personas
26
Distribuir los puestos
3 personas
27
Colgar la decoración
3 personas
28
Decorar el árbol de Navidad
2 personas
29
Conectar la iluminación
2 personas
30
Colocar la señalización
2 personas
31
Montar la caja y la mesa de cobro
2 personas
32
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
33
Montar el puesto de comida
3 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
36
Comprobar los baños
2 personas
37
Realizar el control de seguridad
2 personas
38
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
39
Hacer el último control de inventario
2 personas

Evento

40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
41
Atender la caja
2 personas
42
Servir aperitivos
3 personas
43
Servir bebidas calientes
2 personas
44
Servir la sopa
2 personas
45
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
46
Controlar la música
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer aperitivos
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Mantener las mesas limpias
2 personas
51
Limpiar los baños durante el evento
52
Reponer existencias
2 personas
53
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
54
Cerrar ventas
2 personas

Seguimiento

55
Asegurar el dinero y la administración
2 personas
56
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
57
Apagar la iluminación
2 personas
58
Retirar la decoración con seguridad
3 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Limpiar la cocina
3 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Recoger mesas y sillas
4 personas
63
Desmontar las carpas
4 personas
64
Limpiar el lugar
4 personas
65
Inventariar materiales
2 personas
66
Devolver los objetos prestados
2 personas
67
Guardar la comida sobrante
2 personas
68
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
69
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 8
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 6
Percheroscant. 4
Mesas de cajacant. 2

Vajilla

Platoscant. 120
Tazones para sopacant. 80
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Tazascant. 100
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 10
Cucharones para sopacant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Sartenescant. 4
Termoscant. 8
Ollas para sopacant. 3
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 6
Pinzas de servircant. 10
Papel de aluminiocant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Caja registradora
Cajero automático
Árbol de Navidad

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Faroles LEDcant. 12
Velas LEDcant. 40
Bateríascant. 40

Decoración

Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Manteles runnerscant. 12
Figuras navideñascant. 10
Tarjetas de nombrecant. 30
Paneles de señalizacióncant. 12
Etiquetas de preciocant. 100
Soporte para árbol de Navidad

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantescant. 12
Papeleracant. 8
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Dibuja la distribución con al menos 2 semanas de antelación e indica dónde irán los puestos, las mesas, las sillas, los percheros y las mesas de caja. Deja pasillos suficientemente anchos para carritos y familias.
Cierra la lista de puestos entre 7 y 10 días antes. En ese momento confirma horarios de llegada, necesidades de electricidad y cualquier preferencia dietética; los cambios de última hora complican el programa.
Programa a los voluntarios en turnos de 2 horas y asigna una persona responsable de efectivo y cambio. No dejes la caja para el mismo día: prepara también una hoja con los puestos y sus contactos.
Haz la comprobación técnica el día anterior: revisa los puntos de electricidad, prueba la iluminación, los altavoces y los micrófonos, y cuenta cables alargadores, termos, máquinas de café y vajilla.
Prepara la comida por fases. Deja listas las provisiones no perecederas y los aperitivos el día anterior, recoge los productos frescos por la mañana y sirve la sopa y las bebidas calientes en tandas para conservar la temperatura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño familiar?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, contactar con los puestos y preparar las inscripciones. Deja cerrados los puestos, los voluntarios y el programa como máximo 7 días antes.
¿Cuándo hay que asignar los puestos del mercado navideño?: Haz una asignación provisional cuando las inscripciones estén avanzadas y confírmala entre 7 y 10 días antes. Así todavía puedes corregir problemas de espacio, electricidad o preferencias dietéticas.
¿Qué hay que revisar el día antes de un mercado navideño?: Comprueba la previsión del tiempo, los puntos de electricidad, la iluminación, la decoración y el equipo de sonido. Cuenta también la vajilla y deja separadas las provisiones no perecederas para no buscarlas durante el montaje.
¿Cuándo se montan las carpas, mesas y sillas?: Monta las carpas y la estructura entre 3 y 5 horas antes de abrir, según el tamaño del mercado. Después coloca mesas, sillas, puestos y cajas; la comida caliente y las bebidas se preparan al final para servirlas a la temperatura adecuada.

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