Checklist voor een geneesmiddelenbeurs organiseren

Een geneesmiddelenbeurs vraagt om meer voorbereiding dan alleen stands en een programma. Je moet exposanteninformatie, standafmetingen, bezoekersregistratie, lezingen en toegangsbeleid op elkaar laten aansluiten. Begin met datum en locatie, werk daarna de plattegrond en deelnemers uit en leg in de laatste weken alle materialen, badges en techniek vast. Deze checklist bevat 74 taken en 63 spullen, zodat je ook zaken als handscanners, projectoren, microfoons en catering niet pas op de beursdag ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Beursplattegrond maken
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanteninformatie verzamelen
2 personen
Standafmetingen controleren
2 personen
Lezingenprogramma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Catering reserveren
Beveiligingsinstructies opstellen
2 personen
Toegangsbeleid vastleggen
2 personen
Badges ontwerpen
Routeborden ontwerpen
Promotiemails versturen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Standindeling bevestigen
2 personen
Cateringhoeveelheden doorgeven
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Badges printen
2 personen
Infopakketten samenstellen
3 personen
Exposantenpakketten samenstellen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Registratiebalie opbouwen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Exposantenstands inrichten
8 personen
Productdisplays plaatsen
4 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Audiovisuele apparatuur aansluiten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Exposanten ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Badges uitdelen
2 personen
Opening aankondigen
Bezoekers informeren
3 personen
Lezingen begeleiden
2 personen
Microfoons beheren
Presentaties starten
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Exposanten ondersteunen
2 personen
Bezoekersstromen controleren
2 personen
Afsluiting aankondigen
Exposanten uitchecken
3 personen

Nazorg

Exposantenstands afbreken
8 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Vloeren reinigen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Registratiegegevens archiveren
Bedankberichten versturen
Foto's en materialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Klapstoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 20
Registratiebaliesaantal 2
Presentatietafelsaantal 4
Standwandenaantal 36
Folderrekkenaantal 30
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 300
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 250
Vorkenaantal 250
Messenaantal 250
Lepelsaantal 180
Serveerbestekaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Powerbanksaantal 6
Badgelezeraantal 2
Labelprinter
Handscannersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffieautomatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Beursverlichtingaantal 30

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Schenk kannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 12
Opslagbakkenaantal 12
IJscontainersaantal 6

Decoratie

Bedrijfsnaambordenaantal 30
Programmapostersaantal 12
Infobordenaantal 8
Tafelkledenaantal 30
Naamkaartstandaardsaantal 40
Pennenbakjesaantal 30
Bloemstukkenaantal 8
Presentatiehoudersaantal 60
Routepijlenaantal 20
Polsbandjesaantal 300

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Pedaalemmersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8
Toiletborstelsaantal 6
Schoonmaakspraysaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletpapierhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling pas definitief vast nadat je van alle exposanten de standafmetingen hebt gecontroleerd. Reserveer daarnaast ruimte voor registratiebalies, lezingen, routeborden en voldoende loopruimte.
Open het aanmeldformulier zodra de exposanten en het programma voldoende duidelijk zijn. Verwerk aanmeldingen doorlopend en vraag dieetwensen uiterlijk bij de registratie uit, zodat de cateringhoeveelheden niet op het laatste moment hoeven te worden aangepast.
Verzamel presentaties en exposanteninformatie vóór de beursweek. Test laptop, projectoren, projectieschermen, draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, verlengsnoeren en stekkerdozen samen op de locatie.
Maak badges niet pas op de ochtend zelf: sluit de definitieve deelnemerslijst eerst af en print de badges daarna. Houd een labelprinter, badgelezer en handscanners achter de registratiebalie voor wijzigingen en snelle toegang.
Controleer de boodschappenlijst aan de hand van het programma en het verwachte aantal aanwezigen. Naast koffieautomaten en koelboxen worden bij een beurs met ontvangst en catering ook koffiekopjes, waterglazen, borden en serveerbestek snel vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een geneesmiddelenbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, beursplattegrond en exposantenlijst. Plan de definitieve deelnemerslijst, standindeling, cateringhoeveelheden en badgeprint in de laatste 1 à 2 weken.
Wat moet ik regelen voor de registratie van een geneesmiddelenbeurs?: Gebruik een aanmeldformulier, verwerk de aanmeldingen en maak een definitieve deelnemerslijst. Leg registratiebalies, badges, een badgelezer, handscanners en een labelprinter uiterlijk in de laatste week klaar.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor lezingen op een geneesmiddelenbeurs?: Per lezingenruimte heb je minimaal een laptop, projector, projectiescherm, draadloze microfoon en luidsprekers nodig. Test alles samen uiterlijk 1 dag vooraf en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Wanneer moet ik de catering voor een geneesmiddelenbeurs bevestigen?: Geef de cateringhoeveelheden door zodra de definitieve deelnemerslijst bekend is, bij voorkeur 7 dagen voor de beurs. Verzamel dieetwensen al bij de aanmelding, zodat je de bestelling nog kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.