Checklist para organizar una feria de medicamentos

Organizar una feria de medicamentos exige coordinar expositores, visitantes, conferencias y requisitos de acceso en un orden claro. Empieza por fijar la fecha y el lugar, dibujar el plano y confirmar las dimensiones de cada stand. Después gestiona las inscripciones, recopila la información de los expositores y cierra el programa de ponencias. En los últimos días, verifica las acreditaciones, el catering, los equipos audiovisuales y la señalización para que el montaje no dependa de decisiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear plano de la feria
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los expositores
2 personas
Comprobar las dimensiones del stand
2 personas
Elaborar el programa de conferencias
2 personas
Confirmar ponentes
Recopilar las presentaciones
Reservar el catering
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Establecer la política de acceso
2 personas
Diseñar acreditaciones
Diseñar carteles de ruta
Enviar correos promocionales
Crear la lista final de participantes
2 personas
Confirmar la distribución del stand
2 personas
Comunicar las cantidades de catering
Inventariar materiales
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Imprimir las acreditaciones
2 personas
Preparar los paquetes informativos
3 personas
Preparar los paquetes para expositores
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar el mostrador de registro
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Montar los stands de los expositores
8 personas
Colocar expositores de productos
4 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el equipo audiovisual
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Recibir a los expositores
4 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Anunciar la apertura
Informar a los visitantes
3 personas
Acompañar las conferencias
2 personas
Gestionar micrófonos
Iniciar presentaciones
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Apoyar a los expositores
2 personas
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
Anunciar el cierre
Registrar a los expositores
3 personas

Seguimiento

Desmontar los stands de expositores
8 personas
Apagar el equipo
2 personas
Reunir los materiales
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los suelos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Archivar los datos de registro
Enviar mensajes de agradecimiento
Archivar fotos y materiales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 30
Sillas plegablescant. 180
Taburetes de barcant. 20
Mostradores de registrocant. 2
Mesas de presentacióncant. 4
Paredes para standscant. 36
Expositores para folletoscant. 30
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 300
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 250
Tenedorescant. 250
Cuchilloscant. 250
Cucharascant. 180
Cubiertos de serviciocant. 20

Equipo

Portátilcant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15
Baterías externascant. 6
Lector de credencialescant. 2
Impresora de etiquetas
Escáneres portátilescant. 3
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Iluminación de feriacant. 30

Cocina

Termoscant. 8
Jarras para servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 12
Cajas de almacenamientocant. 12
Contenedores para hielocant. 6

Decoración

Carteles con el nombre de la empresacant. 30
Pósteres del programacant. 12
Carteles informativoscant. 8
Mantelescant. 30
Soportes para tarjetas de nombrecant. 40
Portalápicescant. 30
Arreglos floralescant. 8
Soportes de presentacióncant. 60
Flechas de rutacant. 20
Pulserascant. 300

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de pedalcant. 6
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de toallascant. 8
Escobillas de bañocant. 6
Sprays de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 24
Portarrollos de papel higiénicocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de los stands al menos 10 días antes y pide a cada expositor las medidas, necesidades eléctricas y materiales que llevará. Así podrás ajustar mesas, paredes, mostradores y zonas de paso sin improvisar.
Abre el formulario de inscripción con 4 a 6 semanas de antelación. Incluye las preferencias dietéticas y utiliza la lista final de participantes para comunicar al catering las cantidades definitivas entre 5 y 7 días antes.
Confirma a los ponentes y recopila sus presentaciones como mínimo 72 horas antes. Prueba el portátil, los proyectores, las pantallas, los micrófonos inalámbricos, los altavoces y la mesa de mezclas durante el montaje.
Prepara las acreditaciones y la política de acceso antes de enviar los últimos correos a los visitantes. Imprime las acreditaciones y prueba el lector, la impresora de etiquetas y los escáneres portátiles al menos un día antes.
Haz un inventario final 24 horas antes: cables alargadores, regletas, baterías externas, máquinas de café, neveras portátiles, vasos, tazas y cubiertos suelen quedar fuera de la revisión porque se guardan en zonas distintas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de medicamentos?: Reserva la fecha y el lugar con al menos 8 a 12 semanas de margen. Abre las inscripciones entre 4 y 6 semanas antes y deja cerrados los stands, las ponencias y el catering durante la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes para el catering?: Envía la cantidad definitiva al proveedor entre 5 y 7 días antes de la feria. Conserva una pequeña previsión para ponentes, expositores y personal, y revisa las preferencias dietéticas antes de confirmar el pedido.
¿Cuándo se deben imprimir las acreditaciones?: Prepara la lista final de participantes entre 2 y 3 días antes e imprime las acreditaciones como máximo el día anterior. Prueba también el lector y la impresora de etiquetas para evitar colas en el registro.
¿Cuándo hay que probar el equipo audiovisual de la feria?: Haz una prueba completa durante el montaje y repítela al menos 2 horas antes de la apertura. Comprueba las presentaciones, los proyectores, las pantallas, los micrófonos, los altavoces, los cables y las regletas.

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