Checklist pour organiser un salon des médicaments

Un salon des médicaments demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, conférences et logistique. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, le plan des stands et le programme. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les quantités, les besoins techniques et les règles d’accès. Cette checklist vous aide à suivre les 74 tâches du projet dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation ou l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations des exposants
2 personnes
Vérifier les dimensions du stand
2 personnes
Composer le programme de conférences
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les présentations
Réserver le catering
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Définir la politique d’accès
2 personnes
Concevoir les badges
Concevoir les panneaux d’orientation
Envoyer des e-mails promotionnels
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
Communiquer les quantités de catering
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Imprimer les badges
2 personnes
Composer les dossiers d’information
3 personnes
Préparer les packs exposants
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Aménager les stands des exposants
8 personnes
Installer les présentoirs produits
4 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher l’équipement audiovisuel
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Informer les visiteurs
3 personnes
Animer les conférences
2 personnes
Gérer les micros
Lancer les présentations
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Aider les exposants
2 personnes
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
Annoncer la clôture
Faire le départ des exposants
3 personnes

Suivi

Démonter les stands des exposants
8 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les sols
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Archiver les données d'inscription
Envoyer les messages de remerciement
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaises pliantesqté 180
Tabourets de barqté 20
Bureaux d’inscriptionqté 2
Tables de présentationqté 4
Panneaux de standqté 36
Présentoirs à dépliantsqté 30
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 300
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 250
Fourchettesqté 250
Couteauxqté 250
Cuillèresqté 180
Couverts de serviceqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Batteries externesqté 6
Lecteur de badgesqté 2
Imprimante d'étiquettes
Scanners portatifsqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Éclairage du salonqté 30

Cuisine

Thermosqté 8
Pichets de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 12
Bacs de rangementqté 12
Conteneurs à glaceqté 6

Décoration

Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 30
Affiches du programmeqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Nappesqté 30
Présentoirs pour cartes nominativesqté 40
Pots à stylosqté 30
Compositions floralesqté 8
Présentoirsqté 60
Flèches de directionqté 20
Braceletsqté 300

Nettoyage

Poubellesqté 12
Poubelles à pédaleqté 6
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8
Brosses de toilettesqté 6
Sprays nettoyantsqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Porte-papier toiletteqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 12 semaines avant l’ouverture : vous aurez le temps de confirmer les exposants, les intervenants et les prestataires.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme et la politique d’accès sont suffisamment clairs. Prévoyez un suivi hebdomadaire des inscrits et recueillez leurs besoins alimentaires au même moment.
Demandez aux exposants les dimensions de leur stand, leurs besoins électriques et leurs informations de présentation au plus tard 4 semaines avant le salon. Ces données servent à finaliser le plan et la signalétique.
Confirmez les intervenants et récupérez leurs présentations au moins 7 jours avant l’événement. Testez ensuite les projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs et rallonges sur place.
Trois jours avant l’ouverture, arrêtez la liste des participants, communiquez les quantités définitives au catering et imprimez les badges. Gardez un ordinateur portable, une imprimante d’étiquettes et un lecteur de badges pour corriger rapidement les erreurs à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des médicaments ?: Prévoyez au moins 12 semaines pour un salon avec exposants, conférences et inscriptions. Commencez plus tôt si le lieu, le catering ou le matériel audiovisuel doivent être réservés séparément.
Quand faut-il inviter les exposants à un salon des médicaments ?: Envoyez les premières invitations environ 10 à 12 semaines avant l’événement. Demandez une confirmation sous 2 semaines, puis verrouillez la disposition des stands 4 semaines avant l’ouverture.
Quand imprimer les badges des visiteurs et des exposants ?: Finalisez la liste des participants 3 jours avant le salon et imprimez les badges la veille ou le matin même. Prévoyez une imprimante d’étiquettes pour les inscriptions tardives et les corrections.
Quand confirmer le catering pour un salon des médicaments ?: Réservez le catering dès que la date et le lieu sont fixés, puis communiquez les quantités définitives 3 à 5 jours avant l’événement. Ajoutez les régimes alimentaires recueillis lors des inscriptions.

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