Gemeentefestival organiseren: checklist en planning

Een gemeentefestival vraagt om meer dan een programma en een paar tenten. Je moet vergunningen, verzekering, leveranciers, artiesten, vrijwilligers en publieksinformatie op tijd vastleggen. Daarna volgen de praktische controles: stroom, leveringstijden, plattegrond, catering, techniek en weersverwachting. Gebruik deze checklist om het festival stap voor stap voor te bereiden en voorkom dat belangrijke zaken pas op de opbouwdag aan het licht komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
Leveranciers reserveren
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Programma online publiceren
2 personen
Route en bereikbaarheid delen
Plattegrond maken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Leveringstijden bevestigen
Weersverwachting volgen
Boodschappen bestellen
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Draaiboek printen
Boodschappen ophalen
3 personen
Dranken koelen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Podiumzone markeren
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffetten inrichten
4 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Drankpunt inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers briefen
4 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

Bezoekers welkom heten
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Informatiestand bemensen
2 personen
Openingswoord verzorgen
2 personen
Optredens aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Techniek tussen optredens bedienen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Eindprogramma aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Bederfelijke restanten koelen
2 personen
Servies verzamelen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur demonteren
2 personen
Verlichting demonteren
2 personen
Locatie vegen
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 8
Tafelkleedhoezenaantal 18
Afzethekkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 10

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Haspelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Handmegafoon
Tijdklokkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10
Koelmattenaantal 12
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 4
Gemeentebannersaantal 6
Tafeldecoratieaantal 18
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Wegwijzerbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 10
Ledbouwlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbakdekselsaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompenaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Sportmateriaal

Spelmattenaantal 6
Pionnenaantal 24
Zachte ballenaantal 12
Hoepelsaantal 10
Springtouwenaantal 10
Spelkaartenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Pionnenaantal 20

Registratie

Inschrijftafelsaantal 2
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Aanwezigheidslijstenaantal 10
Programmaboekjesaantal 250
Polsbandjesaantal 250

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de definitieve plattegrond uiterlijk één week voor het festival. Teken daarop partytenten, buffettafels, afzethekken, stroompunten, route en bereikbare plekken voor leveranciers.
Controleer techniek niet pas tijdens de opening. Test mobiele speakers, microfoons, microfoonstandaards, het mengpaneel, verlengkabels, stekkerdozen en haspels samen op de locatie.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk drie dagen vooraf en zet per dienst één aanspreekpunt. Reserveer daarnaast tijd voor het uitdelen van naambadges en het doornemen van het draaiboek.
Tel servies en horecamateriaal per onderdeel, niet alleen totaal. Leg herbruikbare borden, kommen, bekers, bestek, serveerschalen, serveerbladen, thermoskannen en koelboxen op een vaste uitgifteplek.
Volg de weersverwachting vanaf zeven dagen vooraf en neem 48 uur voor aanvang een besluit over de opstelling. Controleer dan ook of tenten, tafels, stoelen, kapstokken en afzethekken veilig en bruikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gemeentefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Leg leveranciers en artiesten daarna zo snel mogelijk vast; de laatste praktische controle plan je in de week voor het festival.
Wanneer moet ik een vergunning voor een gemeentefestival aanvragen?: Controleer de aanvraagtermijn direct nadat datum en locatie zijn bevestigd. Reken op minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding, maar volg altijd de termijn van de betreffende gemeente.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een gemeentefestival?: Maak eerst diensten voor ontvangst, publieksbegeleiding, catering, techniek en opruimen. Plan per taak minimaal 2 mensen en houd daarnaast 1 of 2 reservevrijwilligers beschikbaar voor uitval.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor het festival controleren?: Volg het weer vanaf 7 dagen vooraf en controleer opnieuw 48 uur en 6 uur voor aanvang. Gebruik die momenten om tenten, route, stroomvoorziening, catering en eventuele aanpassingen in het programma te beoordelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.