Checklist para organizar un festival municipal sin olvidos

Organizar un festival municipal exige coordinar permisos, artistas, proveedores, voluntariado, accesos y montaje en un mismo calendario. Empieza por fijar la fecha y la ubicación, y deja cerrados cuanto antes el seguro, la electricidad y los horarios de entrega. Durante las últimas semanas tendrás que publicar el programa, gestionar inscripciones y recoger las preferencias dietéticas. Esta checklist reúne el trabajo de planificación, la preparación del recinto y los detalles que suelen llegar tarde.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Comprobar permisos
2 personas
Comprobar el seguro
Reservar proveedores
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Publicar el programa en línea
2 personas
Compartir la ruta y el acceso
Hacer el plano
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Confirmar los horarios de entrega
Seguir la previsión del tiempo
Pedir la compra
2 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Recoger la compra
3 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Despejar el lugar
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Marcar la zona del escenario
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar los bufés
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el punto de bebidas
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Informar a los voluntarios
4 personas
Recibir entregas
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Atender el stand de información
2 personas
Dar el discurso de apertura
2 personas
Anunciar las actuaciones
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Operar la técnica entre actuaciones
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar el programa final
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Refrigerar los restos perecederos
2 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Barrer el recinto
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Registrar objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 120
Mesas de buffetcant. 6
Mesas altascant. 8
Fundas para mantelescant. 18
Vallas de separacióncant. 12
Percheroscant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 100
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 10

Equipo

Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Carretescant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Megáfono de mano
Relojes de tiempocant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 10
Cucharonescant. 10
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Bandejas de comidacant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 4
Banners municipalescant. 6
Decoración de mesacant. 18
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Señales de orientacióncant. 12
Atriles para programascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Focos LED de montajecant. 6
Linternascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Tapas de cubos de basuracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Material deportivo

Tapetes de juegocant. 6
Conoscant. 24
Pelotas blandascant. 12
Aroscant. 10
Cuerdas para saltarcant. 10
Cartas de juegocant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6
Extintorescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Conoscant. 20

Registro

Mesas de inscripcióncant. 2
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Listas de asistenciacant. 10
Programascant. 250
Pulserascant. 250

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y el seguro antes de contratar definitivamente a proveedores o anunciar el festival. Reserva al menos 4 semanas para comprobar requisitos municipales y posibles cambios.
Prepara un plano con carpas, escenarios, mesas, vallas, electricidad y accesos de servicio. Compártelo con proveedores y voluntarios entre 7 y 10 días antes para evitar entregas en el punto equivocado.
Asigna cada voluntario a una franja horaria y una tarea concreta, con una persona responsable por zona. Envía el plan de trabajo impreso y las acreditaciones como mínimo 2 días antes.
Publica el programa y la ruta de acceso cuando estén confirmados, y vuelve a compartirlos 3 días antes. Incluye horarios de artistas, entradas, aparcamiento y cualquier cambio previsto por el tiempo.
No dejes la comida y las bebidas para el último momento: recoge la compra el día anterior, enfría las bebidas durante la noche y comprueba vajilla, termos, cafeteras, altavoces, micrófonos y cables antes de abrir el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival municipal?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, seguro, proveedores y artistas. Reserva las 2 últimas semanas para inscripciones, programa, plano, voluntariado y compras.
¿Cuándo hay que publicar el programa del festival?: Publícalo cuando los horarios de artistas y actividades estén confirmados, idealmente entre 10 y 14 días antes. Comparte de nuevo la versión final 3 días antes junto con la ruta y las indicaciones de acceso.
¿Cuándo se prepara el material de un festival municipal?: Haz una comprobación completa del material entre 5 y 7 días antes y revisa de nuevo los equipos el día anterior. Las acreditaciones y el plan de trabajo deben estar listos como mínimo 2 días antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival municipal?: Depende del aforo, el número de zonas y el horario, pero asigna como mínimo una persona responsable por cada zona activa y organiza turnos de 3 a 4 horas. Confirma la disponibilidad y envía las asignaciones al menos 7 días antes.

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