Gemeindefestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gemeindefestival braucht mehr als ein Programm und ein paar Biertische. Du musst früh klären, ob der Ort geeignet ist, welche Genehmigungen gelten und wer am Veranstaltungstag welche Aufgabe übernimmt. Diese Checkliste führt dich durch die Planung von der Terminbestätigung bis zum aufgeräumten Veranstaltungsort. Besonders leicht werden Lieferzeiten, Stromanschlüsse, Wetteralternativen und Ernährungswünsche übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Versicherung prüfen
Lieferanten reservieren
2 Personen
Künstler bestätigen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Programm online veröffentlichen
2 Personen
Route und Erreichbarkeit teilen
Lageplan erstellen
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Lieferzeiten bestätigen
Wettervorhersage verfolgen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Einkäufe abholen
3 Personen
Getränke kühlen
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Veranstaltungsort räumen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Bühnenbereich markieren
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffets einrichten
4 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränkepunkt einrichten
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
4 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen

Event

Besucher begrüßen
4 Personen
Anmeldungen erfassen
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Informationsstand betreuen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
2 Personen
Auftritte ankündigen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Technik zwischen den Auftritten bedienen
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Abschlussprogramm ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Verderbliche Reste kühlen
2 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonanlage abbauen
2 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Location fegen
4 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 6
StehtischeAnz. 8
TischdeckenhussenAnz. 18
AbsperrgitterAnz. 12
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 100
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 10

Ausstattung

Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelrollenAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
Handmegafon
ZeitmesserAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ZangenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 10
KühlmattenAnz. 12
LebensmittelboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonbögenAnz. 4
GemeindebannerAnz. 6
TischdekorationAnz. 18
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
Wegweiser-SchilderAnz. 12
ProgrammständerAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 10
LED-BaustrahlerAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MülleimerdeckelAnz. 12
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
ReinigungsschwämmeAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Sportmaterial

SpielmattenAnz. 6
KegelAnz. 24
SoftbälleAnz. 12
ReifenAnz. 10
SpringseileAnz. 10
SpielkartenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
KegelAnz. 20

Registrierung

AnmeldetischeAnz. 2
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 30
AnwesenheitslistenAnz. 10
ProgrammhefteAnz. 250
ArmbänderAnz. 250

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort zuerst und prüfe anschließend Genehmigungen, Versicherung, Stromanschlüsse sowie die Erreichbarkeit. Ohne diese Klärung solltest du weder Lieferanten noch Künstler endgültig buchen.
Plane Helfer in Schichten ein: Für Aufbau, Einlass, Verpflegung, Technik und Abbau braucht jede Aufgabe eine verantwortliche Person. Verschicke den Einsatzplan spätestens 7 Tage vor dem Festival und bestätige ihn nochmals am Vortag.
Lege den Lageplan fest, bevor du Partyzelte, Absperrgitter, Buffetische und Stehtische aufstellst. Zeichne Wege, Notausgänge, Bühne, Essensausgabe und Stromleitungen ein und drucke den Plan mindestens zweimal aus.
Bestätige Lieferzeiten und Strombedarf mindestens 3 Tage vorher. Mobile Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Kabelrollen und Verlängerungskabel sollten vor Ort getestet werden; ein Kabeltest am Veranstaltungstag ist zu spät.
Kühle Getränke rechtzeitig und rechne pro Person für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken. Stelle Mehrwegbecher, Teller und Besteck getrennt von den Ausgabestellen bereit und erfasse Ernährungswünsche spätestens bei der Anmeldung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Gemeindefestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Programm, Künstler, Lieferanten und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann müssen Einladungen für ein Gemeindefestival verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Festival. Bitte um Anmeldungen und Ernährungswünsche bis spätestens 10 Tage vorher, damit du Mengen und Sitzplätze planen kannst.
Wie viele Helfer braucht ein Gemeindefestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede Funktion ein: Aufbau, Einlass, Technik, Verpflegung, Betreuung des Programms und Abbau. Bei 100 Gästen sind zusätzlich etwa 8 bis 12 Helfer sinnvoll, die sich in Schichten ablösen.
Wann sollte man die Wettervorhersage für das Gemeindefestival prüfen?: Prüfe die Vorhersage 7 Tage, 3 Tage und nochmals am Vorabend. Entscheide spätestens 24 Stunden vorher, ob Partyzelte, zusätzliche Sitzplätze oder eine Anpassung des Programms nötig sind.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.