Festival communal : la checklist pour ne rien oublier

Un festival communal demande plusieurs mois de préparation, même lorsque l’événement paraît simple. Commence par bloquer la date et le lieu, puis avance dans l’ordre : autorisations, assurance, programme, fournisseurs et bénévoles. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les horaires, les livraisons, l’accès et les besoins alimentaires. La veille, vérifie le matériel, refroidis les boissons et prépare le déroulé imprimé pour que chacun sache quoi faire le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Réserver les fournisseurs
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Publier le programme en ligne
2 personnes
Partager l'itinéraire et l'accès
Créer le plan
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Confirmer les délais de livraison
Suivre les prévisions météo
Commander les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Récupérer les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Dégager le lieu
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Marquer la zone du podium
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager les buffets
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le point boissons
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Briefing des bénévoles
4 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Tenir le stand d'information
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
Annoncer les spectacles
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Gérer la technique entre les spectacles
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer le programme final
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Réfrigérer les restes périssables
2 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le matériel audio
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Balayer le lieu
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 8
Housses de nappesqté 18
Barrières de sécuritéqté 12
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enrouleursqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Mégaphone à main
Chronomètresqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 10
Louchesqté 10
Tapis rafraîchissantsqté 12
Bacs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 4
Bannières municipalesqté 6
Décoration de tableqté 18
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Panneaux directionnelsqté 12
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs LEDqté 6
Lampes de pocheqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Couvercles de poubelleqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Matériel de sport

Tapis de jeuqté 6
Cônesqté 24
Balles souplesqté 12
Cerceauxqté 10
Cordes à sauterqté 10
Cartes de jeuqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 12
Cônesqté 20

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Listes de présenceqté 10
Brochures du programmeqté 250
Braceletsqté 250

Catering

Courses

Conseils

Réserve les fournisseurs et confirme les artistes dès que la date et le lieu sont fixés. Demande les horaires de livraison par écrit : une tente, des tables ou du matériel audio livrés trop tard peuvent bloquer toute l’installation.
Prévois les bénévoles par créneaux plutôt qu’une seule liste. Répartis les postes d’accueil, de service, de circulation et de rangement, puis envoie à chacun son horaire au moins 7 jours avant le festival.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander les courses. Pour les buffets, vérifie aussi le nombre d’assiettes, bols, gobelets, couverts et plateaux disponibles, avec une réserve pour le renouvellement.
Contrôle les points d’alimentation électrique avant de brancher les enceintes, microphones, machines à café et bouilloires. Repère les rallonges, multiprises et enrouleurs nécessaires et garde les câbles hors des passages, notamment près des barrières.
Consulte les prévisions météo à J-7, puis de nouveau la veille et le matin même. Si des tentes de réception sont prévues, vérifie leur ancrage, l’accès au site et la possibilité de déplacer le programme ou le buffet en cas de pluie.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un festival communal ?: Commence idéalement 4 à 6 mois avant la date. Les autorisations, l’assurance, les artistes et les fournisseurs doivent être confirmés avant les dernières semaines, qui servent aux ajustements pratiques.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival communal ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 pour le service par tranche de 50 participants, puis ajoute des personnes pour la circulation, la technique et le rangement. Organise des rotations de 2 à 3 heures pour éviter les postes tenus toute la journée.
Quand confirmer les livraisons et le matériel ?: Confirme les délais de livraison 7 jours avant le festival et refais un contrôle complet du matériel 2 à 3 jours avant. Le jour précédent, imprime le déroulé, prépare les badges et vérifie les accessoires électriques et audio.
Que prévoir pour les boissons lors d’un festival communal ?: Refroidis les boissons la veille et installe les glacières avant l’arrivée du public. Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée, la météo et la présence d’enfants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.