Gemeentecongres organiseren: checklist en planning

Een gemeentecongres vraagt om meer dan een programma en een gereserveerde zaal. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, dieetwensen, techniek, catering en de ontvangst van deelnemers. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna naar uitnodigingen en registratie toe. In de laatste week controleer je presentaties, deelnemerslijst, badges en parkeerinformatie; op de dag zelf draait alles om een ingerichte registratietafel, geteste apparatuur en een logische zaalindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma definitief maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Programma's afdrukken
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Presentaties verzamelen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering controleren
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumtafel inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
Koffiepunt inrichten
2 personen
Lunchbuffet opbouwen
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Toiletten controleren

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Plenaire sessie begeleiden
3 personen
Microfoons beheren
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks aanvullen
2 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet en tafels afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Sprekers uitzwaaien
2 personen
Deelnemers uitlaten
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen
Verloren voorwerpen registreren
Aanwezigheid verwerken
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 16
Registratietafel
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Drinkglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 130
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Buffetbakkenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelrokkenaantal 16
Tafellopersaantal 16
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pijlbordenaantal 12
Flip-overbordenaantal 4
Stiftenaantal 20
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de zalen eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo vermeld je direct de juiste tijden, ruimtes en onderdelen in het aanmeldformulier.
Vraag dieetwensen uit tijdens de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers en bijzondere wensen uiterlijk 7 dagen voor het congres door aan de catering.
Verzamel presentaties niet pas op de congresdag. Vraag bestanden uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en test laptop, projector, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers daarna gezamenlijk.
Druk de deelnemerslijst, programma’s en naambadges uiterlijk 1 werkdag vooraf af. Leg de badges op alfabetische volgorde bij de registratietafel, zodat de ontvangst niet ophoopt.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de eerste sessie. Zet tafels en stoelen klaar, haal de locatiesleutels op, test de techniek en controleer daarna koffie, water en overige catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gemeentecongres organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, zalen en sprekers. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het congres, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een gemeentecongres?: Stuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmelding ongeveer 10 werkdagen voor het congres als je daarna nog aantallen, dieetwensen, badges en catering moet verwerken.
Wanneer moet de techniek van een gemeentecongres worden getest?: Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers uiterlijk 1 werkdag vooraf. Doe op de congresdag nog een korte controle tijdens de opbouw, minimaal 2 uur voor de start.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een gemeentecongres?: Reken op minimaal 2 uur voor zaalindeling, tafels en stoelen, registratietafel, badges en techniek. Bij meerdere zalen of een uitgebreid programma is 3 uur praktischer, zodat je ook presentaties en catering kunt controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.