Checklist pour organiser un congrès communal

Un congrès communal demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Commencez par bloquer la date, les salles et les temps forts, puis avancez vers les invitations et le suivi des participants. Les derniers jours servent surtout à vérifier la technique, préparer les badges, finaliser les documents et organiser l’accueil. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des démarches, jusqu’à l’installation des tables et des chaises le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Finaliser le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les programmes
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le buffet du déjeuner
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Animer la séance plénière
3 personnes
Gérer les micros
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les snacks de pause
2 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Dire au revoir aux intervenants
2 personnes
Faire sortir les participants
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
Enregistrer les objets trouvés
Traiter la présence
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 16
Table d'inscription
Table de scène
Chaises des intervenantsqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à boireqté 160
Verres à vinqté 130
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Pichets à caféqté 8
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à buffetqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Jupes de tableqté 16
Chemins de tableqté 16
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Chevalets de conférenceqté 4
Marqueursqté 20
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme provisoire et les salles avant de contacter les intervenants : cela leur permet de confirmer avec des horaires précis et vous évite de refaire les invitations.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que les invitations partent et suivez les réponses chaque semaine. Demandez les besoins alimentaires suffisamment tôt pour transmettre un nombre fiable au traiteur.
Finalisez le programme avant d’imprimer les badges, la liste des participants et les programmes. Une modification de dernière minute peut rendre les documents inutilisables et compliquer l’accueil.
Testez le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, l’ordinateur et les câbles au moins une fois avant le congrès. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises nécessaires à l’agencement réel de la salle.
La veille, refroidissez les boissons, vérifiez la livraison du catering et récupérez les clés du lieu. Le jour J, installez d’abord les tables, les chaises et la table d’inscription avant de disposer les badges et les documents.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès communal ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et les salles, puis confirmez les intervenants avant d’envoyer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour un congrès communal ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Laissez ensuite au moins 3 semaines pour les inscriptions et prévoyez un rappel avant la clôture du formulaire.
Quand finaliser le programme d’un congrès communal ?: Finalisez-le environ 10 à 14 jours avant l’événement, après confirmation des intervenants. Vous pourrez alors imprimer les badges, la liste des participants et les programmes sans multiplier les corrections.
Quand tester la technique avant un congrès ?: Effectuez un premier test au moins 7 jours avant, puis une vérification sur place la veille. Contrôlez notamment le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, l’ordinateur et les câbles HDMI.

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