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Gemeindekongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gemeindekongress braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst stehen Datum, Programm und Räume fest, danach folgen Referenten, Einladungen und Anmeldungen. In den letzten Wochen werden Ernährungswünsche, Parkinformationen, Technik und Drucksachen konkret. Kurz vor dem Termin zählen geprüfte Präsentationen, gekühlte Getränke und ein aufgebauter Registrierungstisch. Diese Checkliste bündelt 66 Aufgaben und 43 benötigte Dinge, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Raumaufbau und Einlass liegen bleibt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Programme ausdrucken

  • Catering bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering prüfen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Podiumstisch herrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Plenarsitzung moderieren

    3 Personen

  • Mikrofone verwalten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    6 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Mittagsbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet und Tische abräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Redner verabschieden

    2 Personen

  • Teilnehmer hinausbegleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Unbenutzte Einkäufe verstauen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Anwesenheit erfassen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 16
  • Registrierungstisch
  • Podiumstisch
  • RednerstühleAnz. 6

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Präsentationsklicker

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 130
  • TrinkgläserAnz. 160
  • WeingläserAnz. 130
  • TellerAnz. 140
  • BestecksetsAnz. 140
  • KaffeekannenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • BuffetbehälterAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 12

Dekoration

  • TischröckeAnz. 16
  • TischläuferAnz. 16
  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • WegweiserAnz. 12
  • FlipchartsAnz. 4
  • StifteAnz. 20
  • BlumenarrangementsAnz. 8

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die benötigten Räume, bevor du Referenten verbindlich anfragst. So passen Vorträge, Raumaufteilung und Technik von Anfang an zusammen.
  • Öffne das Anmeldeformular nicht erst mit dem Versand der Einladungen. Plane danach feste Termine zur Bearbeitung der Anmeldungen ein und erfasse Ernährungswünsche spätestens vor der Catering-Bestellung.
  • Sammle Präsentationen vor dem Kongress und teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Lautsprecher gemeinsam. Ein einzelner Techniktest am Veranstaltungstag lässt zu wenig Zeit für Ersatzlösungen.
  • Drucke Namensschilder, Teilnehmerliste und Programme rechtzeitig aus. Lege die Namensschilder am Registrierungstisch alphabetisch bereit, damit der Einlass nicht durch langes Suchen stockt.
  • Hole den Standortschlüssel früh genug ab und beginne mit Raumaufteilung, Tischen und Stühlen, bevor Catering und Getränke eintreffen. Kühle die Getränke erst nach dem Aufbau, damit Kühlboxen und Wege nicht im Weg stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gemeindekongress planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Referenten. Einladungen und Anmeldungen sollten danach so früh starten, dass Catering und Sitzordnung nicht unter Zeitdruck geraten.
Wann sollte man die Einladungen für einen Gemeindekongress verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Schließe die Anmeldung spätestens 7 bis 10 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Catering angepasst werden können.
Wann muss das Catering für einen Gemeindekongress bestellt werden?
Bestelle das Catering ungefähr 2 bis 3 Wochen vor dem Kongress, sobald die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche belastbar sind. Prüfe die endgültige Anzahl und Sonderwünsche noch einmal 3 bis 5 Tage vor dem Termin.
Was muss am Tag vor dem Gemeindekongress vorbereitet werden?
Bereite mindestens einen Tag vorher Namensschilder, Teilnehmerliste und Programme vor, sammle alle Präsentationen und teste die Technik. Getränke kannst du am Vorabend kühlen; Raumaufbau und Registrierungstisch sollten am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass stehen.

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