Checklist para organizar un congreso municipal sin imprevistos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa definitivo al menos 10 días antes del congreso. Así puedes imprimir los programas, preparar las acreditaciones y enviar a los asistentes los horarios y la información de aparcamiento.
• Pide la confirmación final de los ponentes entre 7 y 10 días antes. Recopila sus presentaciones en un único portátil y prueba cada archivo con el proyector, la pantalla y los cables HDMI.
• Cierra las inscripciones 3 o 4 días antes si necesitas imprimir la lista de participantes y comunicar el número final al catering. Guarda también las preferencias dietéticas junto a la lista de registro.
• Haz la prueba técnica el día anterior, con los micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, regletas y alargadores colocados en la sala. Lleva cables de repuesto y comprueba que el clic de presentación funciona desde el escenario.
• Prepara la mesa de registro y la distribución de mesas y sillas antes de abrir el recinto. Coloca las acreditaciones por orden alfabético y enfría las bebidas con varias horas de antelación, no justo antes de la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso municipal?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, contactar con los ponentes y enviar las invitaciones. Reserva las 2 últimas semanas para cerrar el programa, las inscripciones, el catering y la documentación.

¿Cuándo se debe abrir la inscripción a un congreso municipal?

Abre el formulario entre 4 y 6 semanas antes del evento, cuando ya tengas la fecha, el lugar y el programa provisional. Mantén el registro abierto hasta 3 o 4 días antes si necesitas una lista final para las acreditaciones y el catering.

¿Cuándo hay que confirmar el catering de un congreso?

Confirma el pedido definitivo entre 3 y 5 días antes, cuando conozcas el número de asistentes y sus preferencias dietéticas. Comprueba el catering al recibirlo y prepara con antelación tazas, vasos, platos, cubiertos, jarras y bandejas.

¿Cuándo se hace la prueba técnica del congreso?

Haz una prueba completa el día anterior y repite una comprobación rápida entre 60 y 90 minutos antes de empezar. Prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, el portátil, los cables y el clic de presentación.

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