LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een gemeentebazaar organiseren

Een gemeentebazaar vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie, regels en budget, daarna standhouders, vrijwilligers en promotie. Reserveer marktkramen, tafels en stoelen ruim voordat je de indeling maakt. Leg ook vroeg vast hoe bezoekers betalen, hoeveel wisselgeld nodig is en wie de kassa beheert. In deze checklist zie je welke onderdelen vaak te laat worden geregeld, van vergunningen en verzekering tot catering, loterijprijzen en de laatste controle van servies en keukenmateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Locatie en zalen reserveren

    2 personen

  • Vergunningen controleren

  • Verzekering controleren

  • Begroting opstellen

    2 personen

  • Leveranciers benaderen

    2 personen

  • Standhouders uitnodigen

    3 personen

  • Vrijwilligers werven

    3 personen

  • Uitnodigingen versturen

    3 personen

  • Bazaar online publiceren

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

    2 personen

  • Standindeling maken

    2 personen

  • Kraamhuur bevestigen

    2 personen

  • Prijzen en spelregels bepalen

    3 personen

  • Loterijprijzen verzamelen

    2 personen

  • Muziekprogramma samenstellen

    2 personen

  • Kassa- en wisselgeldplan maken

    2 personen

  • Betaalapparaat reserveren

  • Promotieposters ontwerpen

    2 personen

  • Promotieposters ophangen

    3 personen

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Dranken bestellen

  • Benodigdheden controleren

    2 personen

  • Tafels en stoelen reserveren

  • Vrijwilligersrooster maken

    2 personen

  • Standhouders informeren

    2 personen

  • Rijplaten en laadroute regelen

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken gekoeld klaarzetten

    3 personen

  • Voorraad en materialen klaarzetten

    3 personen

  • Groenten en fruit voorbereiden

    3 personen

  • Broodjes en beleg voorbereiden

    4 personen

  • Soep en warme hapjes bereiden

    4 personen

  • Koffie- en theepunt inrichten

    2 personen

  • Kassa inrichten

    2 personen

  • Loterijtafel inrichten

    2 personen

  • Kramen en tafels opstellen

    8 personen

  • Stoelen en zitplekken plaatsen

    4 personen

  • Standhouders ontvangen

    3 personen

  • Standhouders naar plek wijzen

    3 personen

  • Standhouders laten inrichten

    4 personen

  • Versiering ophangen

    4 personen

  • Licht en muziek testen

    2 personen

  • Veilige looproutes vrijmaken

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Eindcontrole van de zaal

    3 personen

Event

  • Bezoekers welkom heten

    3 personen

  • Entree en programmakaarten uitdelen

    2 personen

  • Kassa bedienen

    2 personen

  • Loterijloten verkopen

    2 personen

  • Kramen begeleiden

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes en broodjes serveren

    4 personen

  • Dranken uitgeven

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet en tafels schoonhouden

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Muziek verzorgen

  • Loterijtrekking aankondigen

  • Loterijprijzen uitreiken

    2 personen

  • Afscheid van bezoekers begeleiden

    3 personen

  • Kassa afsluiten

    2 personen

  • Standhouders laten afbouwen

    4 personen

Nazorg

  • Servies verzamelen

    4 personen

  • Servies afwassen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    6 personen

  • Kramen demonteren

    5 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Afval sorteren en afvoeren

    4 personen

  • Zaal en keuken schoonmaken

    5 personen

  • Toiletten grondig schoonmaken

    2 personen

  • Voorraad restanten opruimen

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    3 personen

  • Ongebruikte dranken opslaan

    2 personen

  • Kassa-opbrengst registreren

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

  • Locatie opleveren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Marktkramenaantal 12
  • Partytentenaantal 2
  • Tafelsaantal 18
  • Klaptafelsaantal 4
  • Stoelenaantal 120
  • Barkrukkenaantal 6
  • Buffettafelsaantal 4
  • Afvalbakkenaantal 8
  • Kapstokkenaantal 3
  • Kledinghangersaantal 80

Servies

  • Koffiekopjesaantal 100
  • Theeglazenaantal 100
  • Drinkglazenaantal 150
  • Wijnglazenaantal 60
  • Bordenaantal 150
  • Soepkommenaantal 80
  • Koffielepelsaantal 100
  • Eetlepelsaantal 100
  • Vorkenaantal 100
  • Messenaantal 100
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Serveerbladenaantal 12

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Thermoskannenaantal 8
  • Soepketelsaantal 2
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Snijplankenaantal 6
  • Koks- en broodmessenaantal 8
  • Mengkommenaantal 8
  • Maatbekersaantal 4
  • Keukentangenaantal 8
  • Koelboxenaantal 6
  • Serveerschalenaantal 16

Apparatuur

  • Luidsprekersaantal 2
  • Microfoon
  • Mengpaneel
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Betaalterminal
  • Geldkistjesaantal 2
  • Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

  • Ledlichtsnoerenaantal 6
  • Buitenlampenaantal 4

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 20
  • Vlaggenlijnenaantal 10
  • Ballonnenaantal 150
  • Bloemstukkenaantal 12
  • Prijskaartjesaantal 100
  • Routebordenaantal 12
  • Informatiebordenaantal 6
  • Krijtbordenaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie, vergunningen en verzekering. Zonder bevestigde zaal en toestemming kun je standhouders en leveranciers nog geen betrouwbare informatie geven.
  • Vraag standhouders uiterlijk 4 weken vooraf om hun deelname, kraamhuur en eventuele dieet- of stroombehoeften te bevestigen. Maak daarna de standindeling en houd minimaal één tafel of kraam als reserve vrij.
  • Plan voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per bezoeker en bestel koffie, thee en water niet pas in de laatste week. Controleer ook of je genoeg kopjes, glazen, borden, bestek, thermoskannen en afvalbakken hebt.
  • Maak uiterlijk 2 weken vooraf een betaalplan met kassa, wisselgeld en betaalapparaat. Wijs per betaalpunt minstens 2 personen aan, zodat aflossen en pauzes mogelijk zijn zonder de verkoop stil te leggen.
  • Maak 1 week vooraf een draaiboek met opbouwtijd, standhoudersontvangst, muziek, catering, loterij en sluiting. Leg daarin ook vast wie tafels, stoelen, partytenten, warmhoudbakken en keukenmateriaal controleert en wie na afloop opruimt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gemeentebazaar organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, controleer vergunningen en verzekering en stel de begroting op. Zo houd je nog 4 tot 6 weken over voor standhouders, vrijwilligers en promotie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een gemeentebazaar?
Reken op minimaal 1 vrijwilliger per actief onderdeel, plus 2 mensen voor ontvangst en 2 voor de kassa. Voor een bazaar met 20 standhouders kom je vaak uit op 10 tot 15 vrijwilligers, verdeeld over opbouw, toezicht, catering, betalingen en opruimen.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig voor een gemeentebazaar?
Maak minimaal 1 week vooraf een verdeling per kassa en zorg vooral voor munten en biljetten waarmee kleine bedragen kunnen worden teruggegeven. Het exacte bedrag hangt af van je prijzen en bezoekersaantal; tel het wisselgeld vóór opening samen met 2 personen.
Wanneer moet ik catering en drank voor een gemeentebazaar bestellen?
Plaats de bestelling uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf en bevestig aantallen 3 tot 5 dagen voor de bazaar. Reserveer tegelijk koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, soepketels en warmhoudbakken, zodat je niet op het laatste moment materiaal moet zoeken.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!