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Gemeindebasar organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gemeindebasar braucht mehr als eingeteilte Verkaufsstände: Raumplanung, Helfer, Kasse, Verpflegung und Werbung müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum, Programm und reservierten Räumen und arbeite dich anschließend zu Anmeldungen, Standaufteilung und Lieferanten vor. In den letzten Tagen zählen klare Zuständigkeiten und ein genauer Aufbauplan. Diese Checkliste bündelt 80 Aufgaben und 53 benötigte Gegenstände für die Vorbereitung, den Veranstaltungstag und den Abbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber einladen

    3 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    3 Personen

  • Einladungen verschicken

    3 Personen

  • Basar online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Standmiete bestätigen

    2 Personen

  • Preise und Spielregeln festlegen

    3 Personen

  • Tombolapreise sammeln

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Kassen- und Wechselgeldplan erstellen

    2 Personen

  • Kartenzahlungsgerät reservieren

  • Werbeplakate gestalten

    2 Personen

  • Werbeplakate aufhängen

    3 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Getränke bestellen

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

    2 Personen

  • Fahrplatten und Entladeroute organisieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke gekühlt bereitstellen

    3 Personen

  • Vorräte und Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Gemüse und Obst vorbereiten

    3 Personen

  • Brötchen und Belag vorbereiten

    4 Personen

  • Suppe und warme Snacks zubereiten

    4 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Lostisch einrichten

    2 Personen

  • Stände und Tische aufstellen

    8 Personen

  • Stühle und Sitzplätze aufstellen

    4 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu ihren Plätzen weisen

    3 Personen

  • Aussteller beim Einrichten unterstützen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Licht und Musik testen

    2 Personen

  • Sichere Laufwege freiräumen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Endkontrolle des Saals

    3 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Eintritts- und Programmkarten verteilen

    2 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Lose verkaufen

    2 Personen

  • Stände betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks und Brötchen servieren

    4 Personen

  • Getränke ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Musik organisieren

  • Losziehung ankündigen

  • Tombolapreise verteilen

    2 Personen

  • Verabschiedung der Besucher begleiten

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    6 Personen

  • Stände abbauen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    4 Personen

  • Saal und Küche reinigen

    5 Personen

  • Toiletten gründlich reinigen

    2 Personen

  • Lagerbestände aufräumen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Unbenutzte Getränke lagern

    2 Personen

  • Kassenerlös erfassen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 12
  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 18
  • KlappischeAnz. 4
  • StühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 80

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • TrinkgläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 60
  • TellerAnz. 150
  • SuppenschalenAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • EsslöffelAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SuppenkesselAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 16

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Kartenterminal
  • GeldkassettenAnz. 2
  • TaschenrechnerAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • AußenlampenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 20
  • WimpelkettenAnz. 10
  • BallonsAnz. 150
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • PreisschilderAnz. 100
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 6
  • KreidetafelnAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die Räume möglichst mehrere Wochen vorher. Prüfe direkt danach Genehmigungen und Versicherung, damit keine Zusage auf einer ungeklärten Nutzung basiert.
  • Bestätige Standbetreiber, Standmiete und Standaufteilung spätestens 7 Tage vor dem Basar. So kannst du Tische, Marktstände, Kleiderständer und Laufwege passend einteilen.
  • Plane die Kasse getrennt vom Verkaufsbereich: Erstelle einen Wechselgeldplan, reserviere ein Kartenzahlungsgerät und bestimme mindestens zwei Personen für Kassenübergaben und Abrechnung.
  • Bestelle Catering und Getränke nicht erst am Vortag. Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und rechne Getränke für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Portionen pro erwachsener Person.
  • Hänge Werbeplakate rechtzeitig auf und veröffentliche den Basar online mindestens 10 bis 14 Tage vorher. Teile für den Aufbau feste Zeitfenster und Verantwortliche für Tische, Stühle, Buffet und Abfallbehälter ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gemeindebasar organisieren?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm, Raumreservierung und Budget. Einladungen an Standbetreiber und Helfer sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vorher verschickt werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Gemeindebasar?
Plane zusätzlich zu den Standbetreibern mindestens 1 Person für jeweils 2 bis 3 Aufgabenbereiche ein, etwa Aufbau, Kasse, Catering und Abbau. Für einen kleinen Basar sind häufig 8 bis 12 Helfer sinnvoll; die genaue Zahl hängt von Dauer und Raumgröße ab.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Gemeindebasar?
Lege das Wechselgeld nach erwarteten Barverkäufen und Preisstruktur fest und verteile es auf getrennte Kassen. Als praktische Vorbereitung solltest du mindestens 2 bis 3 Rollen oder Pakete kleiner Münzen sowie ausreichend 5- und 10-Euro-Scheine einplanen.
Wann sollte man Catering und Getränke für den Gemeindebasar bestellen?
Bestelle haltbare Getränke etwa 7 bis 10 Tage vorher und frische Speisen nach der finalen Anmeldezahl. Aktualisiere die Mengen spätestens 3 Tage vor dem Basar, wenn Ernährungswünsche und Helferzahl feststehen.

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