Organiser un bazar municipal sans rien oublier

Un bazar municipal demande de coordonner le lieu, les autorisations, les exposants, les bénévoles et la logistique sur une même journée. Cette checklist suit l’ordre utile : cadrer le programme, réserver les ressources, remplir les stands, puis préparer l’accueil et la caisse. Prévoyez aussi le matériel de restauration, les tables, les chaises et les solutions de paiement assez tôt. Les derniers jours servent surtout aux confirmations, au plan des stands et aux consignes données à l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le budget
2 personnes
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Inviter les exposants
3 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Publier le bazar en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Confirmer la location du stand
2 personnes
Définir les prix et les règles du jeu
3 personnes
Rassembler les lots de la tombola
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Établir le plan de caisse et de monnaie
2 personnes
Réserver le terminal de paiement
Concevoir les affiches promotionnelles
2 personnes
Accrocher les affiches promotionnelles
3 personnes
Commander le catering
2 personnes
Commander des boissons
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Organiser les plaques de roulage et la voie de chargement
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les stocks et le matériel
3 personnes
Préparer les fruits et légumes
3 personnes
Préparer les sandwiches et les garnitures
4 personnes
Préparer la soupe et les en-cas chauds
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer la table de loterie
2 personnes
Installer les stands et les tables
8 personnes
Installer les chaises et les places assises
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Faire installer les exposants
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Contrôle final de la salle
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les billets d'entrée et les cartes du programme
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Vendre les billets de tombola
2 personnes
Accompagner les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
4 personnes
Distribuer les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Fournir la musique
Annoncer le tirage de la loterie
Remettre les prix de la loterie
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les stands
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
5 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Ranger les restes de stock
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Stocker les boissons non utilisées
2 personnes
Enregistrer les recettes de la caisse
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 18
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 3
Cintresqté 80

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à boireqté 150
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 150
Bol à soupeqté 80
Cuillères à caféqté 100
Cuillères à soupeqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 16

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminal de paiement
Caisses à monnaieqté 2
Calculatricesqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes d'extérieurqté 4

Décoration

Nappesqté 20
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Compositions floralesqté 12
Étiquettes de prixqté 100
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme et les salles avant de lancer les invitations : les autorisations, l’assurance et les réservations de mobilier peuvent prendre plusieurs semaines.
Fixez une date limite d’inscription des exposants au moins 10 jours avant le bazar. Vous aurez ainsi le temps de finaliser le plan des stands, les besoins alimentaires et les confirmations de location.
Préparez la caisse avec une réserve de monnaie séparée et un terminal de paiement réservé au moins 7 jours à l’avance. Notez qui ouvre, tient et clôture chaque caisse.
Pour le service, comptez la vaisselle par service prévu et ajoutez une marge d’environ 10 %. Vérifiez notamment les tasses, verres, assiettes, couverts, louches et plateaux.
La veille, regroupez par zone les tables, tentes, chaises, poubelles, matériel de café et équipements de maintien au chaud. Donnez aux bénévoles un horaire précis et un responsable par zone.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un bazar municipal ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les premières semaines servent à réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, établir le budget et contacter les fournisseurs.
Quand inviter les exposants pour un bazar municipal ?: Lancez les invitations 6 à 8 semaines avant l’événement et fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant. Ce délai permet de confirmer les stands et de dessiner un plan cohérent.
Combien de bénévoles faut-il pour un bazar municipal ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse, 1 pour la restauration et 1 pour la coordination par zone. Ajoutez des renforts pendant l’installation, le service et le rangement.
Que faut-il préparer la veille d’un bazar municipal ?: Terminez la veille le plan des stands, la signalétique, la monnaie, les listes d’exposants et le matériel réservé. Faites aussi une dernière confirmation avec les fournisseurs et répartissez les horaires des bénévoles.

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