Checklist voor een goed georganiseerde gebruikersconferentie

Een gebruikersconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je moet sprekers op tijd vastleggen, aanmeldingen en dieetwensen bijhouden en techniek testen voordat de eerste presentatie begint. Ook kleine zaken zoals naamkaartjes, parkeerinformatie, adapters en voldoende aansluitingen worden vaak pas op de ochtend zelf ontdekt. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te plannen en de opbouw op locatie beheersbaar te houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers benaderen
Sprekers bevestigen
Presentaties opvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Dieetwensen doorgeven
Catering reserveren
Techniek reserveren
Parkeerinformatie versturen
Programma laten drukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering controleren
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal openen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Beamer aansluiten
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting controleren
Koffiepunt opbouwen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Toiletten controleren

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties bedienen
Vragen uit de zaal begeleiden
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Gebruikte kopjes verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Borden en bestek ophalen
3 personen
Afsluitende presentatie verzorgen
2 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet afbreken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Techniek inpakken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's en presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 16

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Folieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Logo-bannersaantal 3
Ronde tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pijlbordenaantal 8
Kleefstripsaantal 2

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast; benader sprekers daarna direct en vraag presentaties uiterlijk één week voor de conferentie op. Zo houd je tijd over om bestanden te controleren en ontbrekende informatie na te jagen.
Werk de aanmeldingen wekelijks bij en sluit de definitieve telling uiterlijk vijf werkdagen vooraf. Geef dieetwensen meteen door aan de cateraar, zodat er op de dag zelf geen losse correcties bij de registratie ontstaan.
Test beamer, projectiescherm, presentatielaptop, microfoons en luidsprekers samen met de juiste HDMI-adapter. Neem bovendien verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape mee; een ontbrekende aansluiting kost snel meer dan tien minuten.
Print programma, naamkaartjes en aanwezigheidslijst uiterlijk de dag vóór het evenement. Leg de registratie- en buffettafel vooraf in gedachten klaar, inclusief kopjes, glazen, servies en opscheplepels, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft te zoeken.
Plan voor de opbouw minimaal 90 minuten vóór de eerste deelnemer arriveert. Open de zaal, plaats tafels en stoelen, koel de dranken en controleer de catering voordat je de presentaties en microfoons nog één keer doorloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gebruikersconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, uiterlijk 6 tot 8 weken voor de conferentie.
Wanneer moet ik de presentaties van sprekers opvragen?: Vraag de presentaties uiterlijk één week vóór de gebruikersconferentie op. Controleer alle bestanden vervolgens uiterlijk de dag ervoor op formaat, beeldverhouding, video en compatibiliteit met de presentatielaptop.
Wanneer moet ik de catering en dieetwensen definitief doorgeven?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef de definitieve lijst uiterlijk vijf werkdagen vóór het evenement door. Controleer de bestelling bij aankomst nogmaals voordat de ontvangst begint.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een gebruikersconferentie?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en techniekcontrole, en 2 uur als er meerdere microfoons, een mengpaneel of verschillende presentatieruimtes zijn. Zorg dat registratie, zaalopstelling, catering en presentaties vóór de eerste gasten klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.