Checklist pour organiser une conférence utilisateurs

Une conférence utilisateurs réussie repose sur une préparation suivie, surtout lorsque plusieurs intervenants, participants et prestataires sont concernés. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, le catering et la technique. Les derniers jours servent à vérifier les présentations, les besoins alimentaires, les badges et le matériel sur place. Cette checklist regroupe les 71 tâches et 54 articles à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Contacter les intervenants
Confirmer les intervenants
Demander les présentations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Mettre à jour les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Transmettre les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la technique
Envoyer les infos de parking
Faire imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le catering
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Installer le point café
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
Animer les questions de la salle
Préparer la pause café
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Rassembler les tasses usagées
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer les assiettes et les couverts
3 personnes
Assurer la présentation de clôture
2 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos et les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Nappesqté 16

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 12
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Bannières logoqté 3
Décorations de table rondesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Panneaux indicateursqté 8
Bandes adhésivesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme et le lieu suffisamment tôt pour confirmer les intervenants avant d’envoyer les invitations. Demandez leurs présentations au plus tard 7 jours avant la conférence afin de tester les fichiers et les formats.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement et transmettez aussitôt les besoins alimentaires au traiteur. Prévoyez une mise à jour finale la veille pour intégrer les derniers changements.
Testez la chaîne technique avec l’ordinateur de présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les adaptateurs HDMI. Gardez au moins 2 rallonges, plusieurs multiprises et du ruban gaffer à portée de main.
Préparez les badges nominatifs et la liste de présence avant l’ouverture de la salle. Installez une table d’inscription près de l’entrée et prévoyez un stylo de rechange, car ce détail est souvent oublié.
Refroidissez les boissons avant l’arrivée des participants et vérifiez le catering dès sa livraison. Contrôlez aussi les tasses, verres, assiettes, couverts, plateaux et louches avant d’installer le buffet.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence utilisateurs ?: Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue, dès que le lieu et le programme sont suffisamment stabilisés. Prévoyez une relance environ 2 semaines avant l’événement.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers au moins 7 jours avant la conférence. Réunissez-les et vérifiez-les 2 à 3 jours avant pour repérer les problèmes de vidéo, de police ou de format.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’arrivée du public pour ouvrir la salle, placer les tables et les chaises, installer la technique et préparer l’inscription. Ajoutez 30 minutes si plusieurs microphones ou présentations doivent être testés.
Quand confirmer le catering et les besoins alimentaires ?: Recueillez les besoins alimentaires pendant les inscriptions et transmettez-les au traiteur au plus tard 7 jours avant la conférence. Faites une dernière vérification 48 heures avant, avec le nombre final de participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.