Benutzerkonferenz organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Referenten anzusprechen, die Location zu reservieren und Einladungen zu verschicken.
• Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Konferenz an und prüfe sie auf Format, Schriftgröße und benötigte Anschlüsse. Teste Beamer, Leinwand, Präsentationslaptop, Mikrofone und Lautsprecher vor dem Einlass.
• Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher ab und übergib die gesammelten Ernährungs- und Diätwünsche direkt an das Catering. Plane Namensschilder und Anwesenheitsliste erst nach diesem Abgleich.
• Kühle Getränke am Vorabend und kontrolliere das Catering am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn. Vergiss neben Tassen und Gläsern auch Servierschalen, Servierlöffel und Teelöffel.
• Beginne den Aufbau 2 bis 3 Stunden vor der ersten Sitzung. Registrierungstisch, Klapptische, Klappstühle und Stehtische stehen zuerst; Kabel werden anschließend mit Gaffer Tape gesichert, damit niemand darüber stolpert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benutzerkonferenz organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Reserviere dann die Location, lege das Programm fest und frage Referenten an; Catering und Technik sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vorher gebucht sein.

Wann müssen die Anmeldungen für eine Benutzerkonferenz geschlossen werden?

Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Teilnehmerzahl, Anwesenheitsliste, Namensschilder, Catering und Diätwünsche noch zuverlässig abgleichen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Benutzerkonferenz?

Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für den Aufbau ein. Rechne zusätzlich 30 bis 45 Minuten für den Techniktest mit Beamer, Präsentationslaptop, Mikrofonen, Lautsprechern und Kabeln ein.

Wann sollte man die Präsentationen der Referenten einsammeln?

Fordere alle Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an und prüfe sie bis 2 Tage vor der Konferenz. Am Veranstaltungstag solltest du nur noch die finale Version auf dem Präsentationslaptop öffnen und die Anschlüsse testen.

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