Checklist para organizar una conferencia de usuarios

Una conferencia de usuarios necesita coordinación mucho antes de abrir la sala. Esta checklist reúne el trabajo en el orden habitual: fijar fecha y programa, confirmar ponentes, gestionar inscripciones y cerrar catering y técnica. También contempla detalles que suelen retrasarse, como recopilar presentaciones, imprimir acreditaciones y preparar las necesidades dietéticas. El día del evento encontrarás desde la comprobación del catering hasta el montaje de mesas, sillas, proyector, sonido y mesa de registro.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Contactar con los ponentes
Confirmar ponentes
Solicitar presentaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Actualizar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comunicar necesidades dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
Enviar la información de aparcamiento
Imprimir el programa
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el catering
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la sala
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Conectar el proyector
Probar los micrófonos
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar la iluminación
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Comprobar los baños

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Gestionar las presentaciones
Gestionar las preguntas del público
Preparar la pausa para el café
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recoger las tazas usadas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger los platos y los cubiertos
3 personas
Presentar la ponencia de cierre
2 personas
Servir el cóctel de networking
3 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empacar el equipo técnico
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos y presentaciones

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 16

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharillascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cuencoscant. 12
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Decoración

Banners con el logocant. 3
Decoraciones redondas para mesacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 100
Portabadgescant. 100
Carteles direccionalescant. 8
Tiras adhesivascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de mesa LEDcant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Deja varias semanas para confirmar a los ponentes y pedirles sus presentaciones.
Revisa las inscripciones al menos una semana antes y comunica al catering todas las preferencias dietéticas con tiempo. El número final afecta a la comida, las bebidas y la vajilla.
Pide las presentaciones antes del evento y revísalas en el portátil de presentación. Comprueba cada archivo con el proyector, la pantalla, el cable HDMI y los adaptadores.
Prepara la información de aparcamiento y el programa impreso antes del día de la conferencia. Haz también las tarjetas con nombres y la lista de asistencia para que el registro no se bloquee.
Llega con margen suficiente para abrir la sala y montar mesas, sillas y la mesa de registro. Prueba micrófonos, altavoces y mesa de mezclas, y fija los cables con cinta gaffer para evitar tropiezos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una conferencia de usuarios?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha. Así tendrás tiempo para gestionar inscripciones, actualizar el número de asistentes y recoger preferencias dietéticas.
¿Cuándo deben confirmarse los ponentes y sus presentaciones?: Confirma a los ponentes al menos 3 semanas antes y solicita las presentaciones con una fecha límite de 7 a 10 días. Reserva los últimos días para revisarlas y probarlas técnicamente.
¿Cuándo hay que cerrar el número de asistentes con el catering?: Comunica una previsión inicial al reservar y confirma el número final entre 5 y 7 días antes. Incluye en ese momento las necesidades dietéticas recogidas en las inscripciones.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala y probar la técnica?: Reserva como mínimo 2 horas antes de la llegada de los asistentes. Ese margen permite colocar mesas y sillas, preparar el registro y comprobar proyector, sonido, micrófonos, cables y presentaciones.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.