Wat heb je nodig voor een gebruikersconferentie?

Voor een gebruikersconferentie heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Je regelt techniek voor presentaties, registratie bij binnenkomst, meubilair voor de zaal en servies voor koffie, lunch en drankjes. Stem de hoeveelheden af op het aantal deelnemers en controleer aansluitingen uiterlijk één dag vooraf. Met deze boodschappenlijst voorkom je dat kabels, adapters, naamkaartjes of glazen pas tijdens het programma worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 16

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schaaltjesaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Folieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Logo-bannersaantal 3
Ronde tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pijlbordenaantal 8
Kleefstripsaantal 2

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 100 zakjes
- Kruidenthee - 60 zakjes
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroensap - 2 flessen
- Mineraalwater plat - 80 flessen
- Mineraalwater bruisend - 40 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Gemberbier - 6 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Alcoholvrij bier - 40 flesjes
- Pilsener - 80 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- IJsblokjes - 15 kilo
- Citroenen - 20 stuks
- Limoenen - 20 stuks
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Miniwortels - 3 kilo
- Paprikareepjes - 3 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Kruidenroomkaas - 2 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Gemengde noten - 2 kilo
- Naturelchips - 10 zakken
- Paprikachips - 10 zakken
- Zoutjes - 8 zakken
- Rijstcrackers - 8 pakken
- Miniquiches - 120 stuks
- Groenteloempia's - 120 stuks
- Kaassoesjes - 100 stuks
- Wraps - 100 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Meergranenbrood - 8 broden
- Kruidenboter - 2 kilo
- Roomboter - 1 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Gerookte kipfilet - 2 kilo
- Achterham - 2 kilo
- Hummus voor broodjes - 2 kilo
- Vegan kaas - 1 kilo
- Sla - 2 kilo
- Tomaten - 3 kilo
- Komkommer - 3 kilo
- Rode ui - 1 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Pesto - 2 kilo
- Tomatensaus - 6 liter
- Groentebouillon - 2 liter
- Gemengde salade - 8 kilo
- Saladedressing - 3 liter
- Parmezaanse kaas - 1 kilo
- Broodjes - 100 stuks
- Vegan pastasalade - 4 kilo
- Vegetarische balletjes - 4 kilo
- Vegan desserts - 20 stuks
- Desserts - 80 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 80 stuks
- Servetten - 300 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Papieren rietjes - 100 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Vaatwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 6 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Neem per deelnemer een naamkaartje en reken voor de registratie op minimaal één tafel en twee stoelen. Leg de aanwezigheidslijst, pennen en naamkaartjes uiterlijk 30 minuten voor opening klaar.
Controleer de presentatietechniek uiterlijk één dag vooraf met de echte presentatielaptop. Neem minimaal één HDMI-kabel, een passende HDMI-adapter, twee verlengkabels, twee stekkerdozen en gaffer tape mee.
Plan per spreker een draadloze microfoon en houd één reserve-exemplaar achter de hand. Test microfoons, mengpaneel en luidsprekers vóór de eerste binnenkomst, niet pas bij de eerste presentatie.
Tel servies per eetmoment en voeg ongeveer 10 procent reserve toe. Voor 50 deelnemers betekent dat bijvoorbeeld 55 waterglazen, koffiekopjes en borden van het type dat je daadwerkelijk gebruikt.
Koel dranken enkele uren vóór aanvang en controleer de catering zodra die arriveert. Zet buffettafels, tafelkleden, serveerschalen en opscheplepels klaar voordat deelnemers de zaal binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een gebruikersconferentie met 50 deelnemers?: Reken op minimaal 50 stoelen, voldoende tafels voor registratie en catering, en ongeveer 55 stuks per veelgebruikt type servies als je 10 procent reserve wilt. Voor presentaties heb je in elk geval een beamer, projectiescherm, presentatielaptop, HDMI-kabel, passende adapter en verlengkabels nodig.
Hoeveel glazen heb ik nodig voor een gebruikersconferentie?: Neem per deelnemer minstens één waterglas per drinkronde en voeg 10 procent reserve toe. Bij 50 deelnemers zijn 55 waterglazen een praktisch uitgangspunt; plan extra wijnglazen als er wijn wordt geschonken.
Wanneer moet ik de techniek voor een gebruikersconferentie testen?: Test alle apparatuur uiterlijk één dag vóór de conferentie en herhaal een korte controle 60 minuten voor de start. Controleer daarbij beeld, geluid, HDMI-aansluiting, adapters, microfoons, luidsprekers en de stroomvoorziening.
Hoeveel reserve moet ik meenemen naar een gebruikersconferentie?: Houd voor servies en naamkaartjes ongeveer 10 procent reserve aan. Neem daarnaast minimaal één extra microfoon en één reserve-HDMI-adapter mee, omdat juist die kleine onderdelen vaak ontbreken of niet passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.