Que faut-il prévoir pour une conférence utilisateurs ?

Pour une conférence utilisateurs, les achats ne se limitent pas au café et aux viennoiseries. Il faut aussi prévoir la vaisselle, les boissons, le matériel de présentation et les accessoires qui évitent les problèmes techniques sur place. Comptez les participants inscrits, les intervenants et l’équipe avant de fixer les quantités. Cette liste vous aide à préparer les courses et à vérifier ce qui doit être apporté le jour de la conférence.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Nappesqté 16

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 12
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Bannières logoqté 3
Décorations de table rondesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Panneaux indicateursqté 8
Bandes adhésivesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 60 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Eau minérale plate - 80 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Ginger beer - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 40 bouteilles
- Pilsener - 80 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Glaçons - 15 kilos
- Citron - 20 pièces
- Citrons verts - 20 pièces
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mini-carottes - 3 kilos
- Lamelles de poivron - 3 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais aux herbes - 2 kilos
- Olives - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilo
- Chips nature - 10 sachets
- Chips au paprika - 10 sacs
- Snacks salés - 8 sacs
- Crackers de riz - 8 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Nems aux légumes - 120 pièces
- Choux au fromage - 100 pièces
- Wraps - 100 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Houmous pour sandwiches - 2 kilo
- Fromage vegan - 1 kilo
- Laitue - 2 kilo
- Tomates - 3 kilos
- Concombres - 3 kilos
- Oignon rouge - 1 kilo
- Pâtes - 8 kilos
- Pesto - 2 kilo
- Sauce tomate - 6 litres
- Bouillon de légumes - 2 liter
- Salade composée - 8 kilos
- Vinaigrette pour salade - 3 litres
- Parmesan - 1 kilo
- Petits pains - 100 pièces
- Salade de pâtes vegan - 4 kilos
- Boulettes végétariennes - 4 kilo
- Desserts vegan - 20 pièces
- Desserts - 80 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez une marge de 10 % pour les intervenants et les inscriptions de dernière minute.
Pour le café, comptez 2 tasses par participant sur une matinée et ajoutez 10 % de réserve. Les petites cuillères et les bols de sucre sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’accueil.
Prévoyez au moins un verre à eau par personne et 20 % de verres supplémentaires si la conférence comprend un déjeuner ou un cocktail. Séparez les verres à vin des verres destinés aux boissons sans alcool.
Testez l’ordinateur de présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et chaque câble HDMI au moins 24 heures avant l’ouverture. Emportez plusieurs adaptateurs, rallonges, multiprises et du ruban gaffer pour sécuriser les câbles.
Préparez les badges nominatifs, le programme imprimé et la liste de présence au plus tard la veille. Gardez 10 % de badges vierges et quelques stylos à la table d’inscription pour corriger les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence utilisateurs ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve d’environ 10 % pour les intervenants et les participants non prévus.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour une conférence de 50 personnes ?: Prévoyez au minimum 50 verres à eau, 50 tasses, 50 assiettes et 50 couverts pour un service simple. Ajoutez 10 à 20 % de pièces supplémentaires si un repas, un dessert ou plusieurs pauses sont prévus.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les boissons non périssables et les consommables 2 à 3 jours avant la conférence. Faites livrer ou achetez les produits frais le jour même ou la veille, puis refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil.
Quand vérifier le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’événement, avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les microphones, les haut-parleurs et les câbles. Gardez les adaptateurs, rallonges et multiprises dans une caisse séparée pour les retrouver rapidement.

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