Qué necesitas para una conferencia de usuarios

Una conferencia de usuarios necesita más que un programa y ponentes confirmados. Esta lista reúne lo que debes comprar, llevar o tener preparado para el registro, las ponencias, las pausas y el catering. Calcula las cantidades según el número de asistentes y deja la parte técnica lista antes de abrir la sala. También conviene separar los materiales de presentación de los artículos del servicio para que nada se quede en el transporte.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 16

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharillascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cuencoscant. 12
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Decoración

Banners con el logocant. 3
Decoraciones redondas para mesacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 100
Portabadgescant. 100
Carteles direccionalescant. 8
Tiras adhesivascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de mesa LEDcant. 8

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 60 bolsitas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Zumo de limón - 2 botellas
- Agua mineral sin gas - 80 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Ginger beer - 6 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 40 botellas
- Pilsener - 80 botellines
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilos
- Limones - 20 unidades
- Limas - 20 unidades
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kilo
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Minizanahorias - 3 kilos
- Tiras de pimiento - 3 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema con hierbas - 2 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Snacks salados - 8 bolsas
- Galletas de arroz - 8 paquetes
- Miniquiches - 120 unidades
- Rollitos de primavera vegetarianos - 120 unidades
- Profiteroles de queso - 100 unidades
- Wraps - 100 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Pan multicereales - 8 barras
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Jamón cocido - 2 kilo
- Hummus para bocadillos - 2 kilo
- Queso vegano - 1 kilo
- Lechuga - 2 kilos
- Tomates - 3 kilos
- Pepino - 3 kilo
- Cebolla roja - 1 kilo
- Pasta - 8 kilo
- Pesto - 2 kilo
- Salsa de tomate - 6 litros
- Caldo de verduras - 2 liter
- Ensalada mixta - 8 kilo
- Aliño para ensalada - 3 litros
- Queso parmesano - 1 kilo
- Bocadillos - 100 unidades
- Ensalada de pasta vegana - 4 kilo
- Albóndigas vegetarianas - 4 kilo
- Postres veganos - 20 unidades
- Postres - 80 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 80 unidades
- Servilletas - 300 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Pajitas de papel - 100 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Detergente para lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja agua disponible durante toda la conferencia. Enfría las bebidas el día anterior, no justo antes de abrir la sala.
Prepara un juego de vajilla para cada asistente y añade un 10 % extra: para 50 personas, serían 55 platos, vasos y cubiertos. Incluye cucharillas para el café y platos de postre si habrá pausas con comida.
Lleva como mínimo un cable HDMI, un adaptador compatible con el portátil y un alargador de repuesto. Prueba proyector, pantalla, micrófonos, altavoces y mesa de mezclas antes de que llegue el primer ponente.
Reserva una mesa de registro y prepara las tarjetas con nombres y la lista de asistencia al menos 24 horas antes. Guarda también 10 tarjetas en blanco para cambios de última hora.
Separa el material en tres grupos: registro, técnica y catering. Marca cada caja y llévala al lugar con tiempo suficiente para montar mesas, sillas y buffet antes de abrir la sala.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una conferencia de usuarios?: Calcula una unidad por asistente para cada pieza que se vaya a usar y añade un 10 % de reserva. Para 50 asistentes, prepara aproximadamente 55 vasos, tazas, platos y juegos de cubiertos.
¿Cuántas bebidas compro para una conferencia?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, añade aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Mantén agua disponible durante todo el programa y ajusta la cantidad si también sirves café o vino.
¿Cuándo debo preparar el equipo técnico?: Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de la llegada de los asistentes. Comprueba las conexiones HDMI, los adaptadores, el sonido, los micrófonos y que cada presentación se abra correctamente en el portátil.
¿Cuándo preparo las acreditaciones y la lista de asistencia?: Imprime la lista de asistencia y prepara las tarjetas con nombres como mínimo 24 horas antes. Lleva un 10 % de tarjetas en blanco y coloca la mesa de registro al menos 30 minutos antes de abrir las puertas.

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