Was du für eine Benutzerkonferenz brauchst
Für eine Benutzerkonferenz brauchst du mehr als Beamer und Stühle. Neben Mobiliar für Registrierung, Vorträge und Catering müssen Präsentationstechnik, Kabel, Geschirr und Getränke rechtzeitig bereitstehen. Plane die Mengen anhand der Anmeldungen und prüfe Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor dem Termin. Besonders häufig fehlen HDMI-Adapter, zusätzliche Verlängerungskabel und Namensschilder, obwohl der Saal ansonsten fertig vorbereitet ist.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 90
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- StehtischeAnz. 8
- TischdeckenAnz. 16
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- SchälchenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- FolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 12
Dekoration
- Logo-BannerAnz. 3
- Runde TischdekorationenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 100
- BadgehalterAnz. 100
- WegweiserAnz. 8
- KlebestreifenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-TischlampenAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 100 Beutel
- Kräutertee - 60 Beutel
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronensaft - 2 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 80 Flaschen
- Sprudelwasser - 40 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Ingwerbier - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 40 Fläschchen
- Pilsener - 80 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 15 Kilo
- Zitronen - 20 Stück
- Limetten - 20 Stück
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Minikarotten - 3 Kilo
- Paprikastreifen - 3 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 2 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Naturelchips - 10 Tüten
- Paprikachips - 10 Tüten
- Knabbereien - 8 Tüten
- Reiswaffeln - 8 Packungen
- Miniquiches - 120 Stück
- Gemüsefrühlingsrollen - 120 Stück
- Käseblätterteigteilchen - 100 Stück
- Wraps - 100 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weißbrot - 8 Laibe
- Mehrkornbrot - 8 Brote
- Kräuterbutter - 2 kilo
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Kochschinken - 2 Kilo
- Hummus für Brötchen - 2 Kilo
- Vegankäse - 1 Kilo
- Salat - 2 Kilo
- Tomaten - 3 Kilo
- Gurke - 3 Kilo
- Rote Zwiebel - 1 Kilo
- Pasta - 8 kilo
- Pesto - 2 Kilo
- Tomatensauce - 6 Liter
- Gemüsebrühe - 2 Liter
- Gemischter Salat - 8 Kilo
- Salatdressing - 3 Liter
- Parmesan - 1 kilo
- Brötchen - 100 Stück
- Veganer Nudelsalat - 4 Kilo
- Vegetarische Bällchen - 4 Kilo
- Vegane Desserts - 20 Stück
- Desserts - 80 Stück
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 80 Stück
- Servietten - 300 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Papierstrohhalme - 100 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Geschirrspülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
Tipps
- Plane pro Vortrag mindestens einen Präsentationslaptop oder einen getesteten Anschluss ein. Prüfe Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und passende Adapter spätestens am Vortag gemeinsam mit den Präsentationen.
- Rechne bei einer ganztägigen Konferenz mit mindestens zwei bis drei Getränken pro Person bis zur Mittagspause und stelle Wasser während aller Vorträge bereit. Getränke sollten spätestens am Morgen der Veranstaltung gekühlt werden.
- Für die Registrierung brauchst du einen eigenen Tisch, Namensschilder und eine gedruckte Anwesenheitsliste. Lege diese Unterlagen mindestens 30 Minuten vor dem Einlass an den Registrierungstisch.
- Bestelle Geschirr nicht nur für das Mittagessen, sondern auch für Kaffee, Dessert und Getränke. Plane bei stark genutzten Teilen wie Wassergläsern und Kaffeetassen mindestens 10 Prozent Reserve ein.
- Packe Technik und Verbrauchsmaterial getrennt und bringe alles frühzeitig zum Veranstaltungsort. Gaffer Tape und mindestens zwei Verlängerungskabel werden oft erst beim Aufbau vermisst, wenn die Steckdosen nicht dort liegen, wo der Vortragstisch steht.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Benutzerkonferenz?
- Du brauchst Mobiliar für Registrierung, Vortrag und Catering sowie Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und passende Kabel. Dazu kommen Geschirr, Gläser, Serviergeschirr, Getränke und gedruckte Unterlagen wie Programm, Namensschilder und Anwesenheitsliste.
- Wie viel Geschirr brauche ich für eine Benutzerkonferenz?
- Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Gabel, ein Messer und einen Löffel ein. Für Gläser und Kaffeetassen sind 10 Prozent Reserve sinnvoll, besonders wenn nicht laufend gespült wird.
- Welche Technik darf ich bei einer Benutzerkonferenz nicht vergessen?
- Neben Beamer und Projektionsleinwand brauchst du einen Präsentationslaptop, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und ein Mischpult. Prüfe HDMI-Kabel, Adapter und Verlängerungskabel spätestens am Vortag, damit fehlende Anschlüsse noch ersetzt werden können.
- Wann sollte ich Catering und Technik für eine Benutzerkonferenz reservieren?
- Reserviere Catering und Technik, sobald Termin, Programm und ungefähre Teilnehmerzahl feststehen. Die endgültige Anzahl sowie Ernährungswünsche solltest du spätestens einige Tage vor der Konferenz weitergeben.
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