Wat heb je nodig voor een gebiedsconferentie?

Een gebiedsconferentie vraagt om meer dan tafels en stoelen. Je hebt techniek voor presentaties, een duidelijke registratietafel, materialen voor deelnemers en servies voor koffie, water en catering nodig. Stem aantallen af op de definitieve deelnemerslijst en tel sprekers, organisatoren en technici mee. Regel gehuurde apparatuur en catering uiterlijk één tot twee weken vooraf; kabels, adapters en dieetwensen worden anders snel vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Kleedtafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 3
Wifi-router
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Schenkkanenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 120
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 10

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 2 kilo
- Mineraalwater plat - 80 flessen
- Mineraalwater bruisend - 40 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 120 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Mini croissants - 150 stuks
- Mini broodjes - 180 stuks
- Volkoren brood - 12 broden
- Witte broodjes - 100 stuks
- Meergranen broodjes - 80 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 5 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Achterham - 3 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 3 potten
- Komkommer - 5 kilo
- Tomaten - 6 kilo
- Sla - 10 kroppen
- Paprika - 4 kilo
- Wortels - 4 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 120 stuks
- Bananen - 100 stuks
- Yoghurt - 10 kilo
- Muesli - 4 kilo
- Notenmix - 3 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Olijven - 4 potten
- Gemengde borrelnoten - 4 kilo
- Bitterballen - 300 stuks
- Vegetarische bitterballen - 150 stuks
- Mini groenteloempia's - 200 stuks
- Dipsaus - 6 flessen
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pasta - 8 kilo
- Rijst - 6 kilo
- Groentecurry - 15 kilo
- Kipgerecht - 18 kilo
- Gemengde salade - 15 kilo
- Pastasalade - 12 kilo
- Brood - 12 broden
- Kruidenboter - 2 kilo
- Vegan dessert - 30 porties
- Dessertporties - 100 stuks
- Kaneel - 1 pot
- Zout - 1 kilo
- Peper - 1 pot
- Olijfolie - 2 liter
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Servetten - 600 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Roerstaafjes - 250 stuks
- Koffiefilters - 150 stuks
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Handgel - 6 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Diepvrieszakken - 2 dozen
- Etiketten - 2 pakken
- Watervaste stiften - 2 pakken

Tips

Neem per deelnemer een programma en routekaart mee en maak 5 tot 10 procent extra exemplaren. Leg naambadges alfabetisch klaar bij de registratietafel, zodat de ontvangst niet ophoudt bij één ontbrekende badge.
Plan voor elke presentatieruimte minimaal één laptop, projector, projectiescherm en presentatieklikker. Test presentaties, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers uiterlijk de dag ervoor met de apparatuur op locatie.
Reken bij registratie op één tafel en minimaal twee stoelen per 75 deelnemers. Leg pennen, deelnemerslijst, badges en eventueel een USB-stick met alle presentaties klaar voordat de deuren opengaan.
Tel servies per eetmoment: voor koffie minstens 1,5 koffiekopje per persoon, voor water 2 glazen per persoon en voor een maaltijd één dinerbord, dessertbord en bestekset per persoon. Voeg 10 procent reserve toe bij zelfbediening.
Regel stroom en internet vooraf in elke zaal. Neem per presentatieruimte minstens twee verlengkabels, twee stekkerdozen en een reserve-HDMI-kabel mee; controleer ook of de wifi-router en powerbanks opgeladen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een gebiedsconferentie?: Reken voor koffie op 1,5 koffiekopje per deelnemer en voor water op 2 waterglazen per deelnemer. Voor een maaltijd heb je per persoon één dinerbord, dessertbord en bestekset nodig, plus 10 procent reserve.
Hoeveel techniek heb ik nodig per presentatieruimte?: Voor elke ruimte heb je minimaal één laptop, projector, projectiescherm en presentatieklikker nodig. Plan daarnaast twee microfoons bij een panel of meerdere sprekers en test alles uiterlijk één dag vooraf.
Wanneer moet ik de catering voor een gebiedsconferentie bestellen?: Bestel de catering bij voorkeur 10 tot 14 dagen vooraf. Geef de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de conferentie door, afhankelijk van de leverancier.
Hoeveel extra materialen moet ik meenemen naar een gebiedsconferentie?: Maak voor programma's, routekaarten en naambadges 5 tot 10 procent extra. Neem voor servies, kabels en kleine verbruiksartikelen ongeveer 10 procent reserve mee, zodat een ontbrekend exemplaar niet direct een probleem wordt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.