Qué necesitas para organizar una conferencia de zona

Para una conferencia de zona necesitas preparar mucho más que sillas y una pantalla. La lista de compras debe cubrir el registro, las presentaciones, el sonido, el catering y las necesidades dietéticas de los participantes. Calcula las cantidades a partir de la lista final de asistentes y añade un pequeño margen para evitar quedarte sin vasos, café o material impreso. Revisa también cables, adaptadores y baterías antes de trasladarlo todo al recinto.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mesa de registro
Mesas de maquillajecant. 4
Sillas para ponentescant. 6
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Micrófonoscant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Memorias USBcant. 3
Router wifi
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharones de servircant. 12
Jarrascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Termoscant. 8

Decoración

Mantelescant. 18
Portanombrescant. 120
Arreglos floralescant. 8
Banderascant. 6
Señales de orientacióncant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Cepillos para fregarcant. 4

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limón - 2 kilo
- Agua mineral sin gas - 80 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 120 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mini croissants - 150 unidades
- Mini bocadillos - 180 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 100 unidades
- Bollos multicereales - 80 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 5 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Jamón cocido - 3 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 3 tarros
- Pepino - 5 kilos
- Tomates - 6 kilos
- Lechuga - 10 unidades
- Pimiento - 4 kilo
- Zanahorias - 4 kilo
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 100 unidades
- Yogur - 10 kilos
- Muesli - 4 kilo
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Mezcla de aperitivos salados - 4 kilos
- Bitterballen - 300 unidades
- Bitterballen vegetarianas - 150 piezas
- Mini rollitos de verduras - 200 unidades
- Salsa para dip - 6 botellas
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pasta - 8 kilo
- Arroz - 6 kilos
- Curry de verduras - 15 kilo
- Plato de pollo - 18 kilos
- Ensalada mixta - 15 kilo
- Ensalada de pasta - 12 kilos
- Pan - 12 panes
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Postre vegano - 30 porciones
- Porciones de postre - 100 unidades
- Canela - 1 bote
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 1 bote
- Aceite de oliva - 2 litros
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Servilletas - 600 unidades
- Vasos de papel - 250 unidades
- Palitos para remover - 250 unidades
- Filtros de café - 150 unidades
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Bolsas de congelación - 2 cajas
- Etiquetas - 2 paquetes
- Rotuladores permanentes - 2 paquetes

Consejos

Calcula una acreditación, un programa y un mapa por participante confirmado, y prepara entre un 5 % y un 10 % adicional para cambios de última hora.
Para el primer descanso, cuenta aproximadamente dos tazas de café o té y una botella o vaso de agua por persona; añade más agua si la jornada dura todo el día.
Comprueba que haya un micrófono para cada intervención prevista y lleva al menos dos cables HDMI de repuesto, además de regletas y alargadores suficientes para cada mesa técnica.
Guarda las presentaciones en dos memorias USB y en un portátil de respaldo. Haz la comprobación técnica al menos 24 horas antes para detectar formatos incompatibles o vídeos sin sonido.
Separa la vajilla y el material de catering por momentos de servicio. Para una comida sentada, calcula un plato y un juego de cubiertos por asistente, más un 10 % adicional.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta agua y café necesito para una conferencia de zona?: Calcula entre 0,5 y 1 litro de agua por participante para una jornada completa. Para café y té, prevé de 2 a 3 tazas por persona, especialmente si hay una pausa por la mañana y otra por la tarde.
¿Cuántas acreditaciones y programas debo imprimir?: Prepara uno de cada por asistente confirmado y añade un 5 % o 10 % adicional. Si esperas 100 participantes, imprime entre 105 y 110 unidades para cubrir cambios y errores.
¿Cuándo debo comprobar el equipo técnico?: Haz una primera revisión 24 horas antes y una segunda prueba al abrir el recinto. Comprueba portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, cables HDMI y el pulsador de presentaciones.
¿Cuánto material de repuesto necesito llevar?: Lleva al menos dos cables HDMI adicionales, dos regletas de repuesto y una memoria USB extra. Para baterías externas, calcula una por cada dos personas del equipo organizador y ponlas a cargar la noche anterior.

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