Einkaufsliste für eine Gebietskonferenz
Bei einer Gebietskonferenz müssen Teilnehmerregistrierung, Vorträge und Catering gleichzeitig funktionieren. Neben Tischen und Stühlen werden vor allem Technik, Beschilderung, Geschirr und Getränke oft zu spät organisiert. Plane die Mengen anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und bestelle Catering sowie Leihmobiliar frühzeitig. Für Präsentationen, Mikrofone und Stromversorgung solltest du spätestens eine Woche vorher einen vollständigen Test einplanen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 120
- Registrierungstisch
- UmkleidetischeAnz. 4
- RednerstühleAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- MikrofoneAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-KabelAnz. 4
- USB-SticksAnz. 3
- WLAN-Router
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- KaraffenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- NamensschildhalterAnz. 120
- BlumenarrangementsAnz. 8
- FahnenAnz. 6
- Wegweiser-SchilderAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- SpülbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitrone - 2 Kilo
- Stilles Mineralwasser - 80 Flaschen
- Sprudelwasser - 40 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Bier - 120 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Mini-Croissants - 150 Stück
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Vollkornbrot - 12 Brote
- Weiße Brötchen - 100 Stück
- Mehrkornbrötchen - 80 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 5 Kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Hinterkochschinken - 3 kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 3 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 3 Gläser
- Gurke - 5 Kilo
- Tomaten - 6 Kilo
- Salat - 10 Köpfe
- Paprika - 4 Kilo
- Karotten - 4 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 100 Stück
- Joghurt - 10 Kilo
- Müsli - 4 Kilo
- Nussmix - 3 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Gemischte Knabbermischung - 4 Kilo
- Bitterballen - 300 stuks
- Vegetarische Bitterballen - 150 Stück
- Mini-Gemüserollen - 200 Stück
- Dip-Sauce - 6 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pasta - 8 kilo
- Reis - 6 Kilo
- Gemüsecurry - 15 Kilo
- Hühnchengericht - 18 kilo
- Gemischter Salat - 15 Kilo
- Pastasalat - 12 Kilo
- Brot - 12 Brote
- Kräuterbutter - 2 kilo
- Veganes Dessert - 30 Portionen
- Dessertportionen - 100 Stück
- Zimt - 1 Glas
- Salz - 1 Kilo
- Pfeffer - 1 Glas
- Olivenöl - 2 Liter
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Servietten - 600 Stück
- Pappbecher - 250 Stück
- Rührstäbchen - 250 Stück
- Kaffeefilter - 150 Stück
- Geschirrspültabs - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Handseife - 6 Flaschen
- Handgel - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Gefrierbeutel - 2 Kartons
- Etiketten - 2 Packungen
- Wasserfeste Marker - 2 Pakete
Tipps
- Rechne beim Wasser mit mindestens 0,5 Litern pro Person für einen halben Konferenztag und stelle zusätzlich Karaffen im Raum bereit. Kaffee und Tee solltest du so planen, dass pro Person etwa 3 Tassen möglich sind.
- Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch, Namensschilder und ausgedruckte Teilnehmer- und Programmunterlagen ein. Lege alles spätestens am Vorabend nach alphabetischer Reihenfolge bereit, damit die Ausgabe morgens nicht stockt.
- Prüfe jede Präsentation mindestens 3 Tage vor der Konferenz auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor. Nimm zusätzlich einen USB-Stick mit allen Dateien sowie mindestens ein HDMI-Kabel und ein Verlängerungskabel als Reserve mit.
- Bestelle Geschirr nicht exakt nach Teilnehmerzahl: Rechne bei Kaffeetassen, Wassergläsern und Besteck mit etwa 10 Prozent Reserve. Für ein Buffet brauchst du außerdem Servierlöffel, Karaffen und ausreichend Abfallbehälter.
- Kläre Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Termin mit dem Catering und kennzeichne Sondergerichte eindeutig. Prüfe am Veranstaltungstag vor dem Einlass, ob vegetarische, vegane oder allergenarme Portionen separat bereitstehen.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Gebietskonferenz?
- Du brauchst Mobiliar für Registrierung und Sitzplätze, Technik für Präsentationen und Ton, Strom- und Verbindungskabel, Namensschilder, Programme, Geschirr sowie Catering. Plane die Mengen auf Basis der endgültigen Teilnehmerliste und rechne bei Verbrauchsmaterialien etwa 10 Prozent Reserve ein.
- Wie viel Wasser und Kaffee brauche ich pro Teilnehmer?
- Für einen halben Konferenztag sind mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person sinnvoll. Plane außerdem etwa 3 Tassen Kaffee oder Tee pro Person ein; bei einem ganzen Tag solltest du die Wassermenge auf etwa 1 Liter erhöhen.
- Wann muss ich das Catering für eine Gebietskonferenz bestellen?
- Bestelle das Catering idealerweise 10 bis 14 Tage vor der Konferenz. Die endgültigen Ernährungswünsche und die Teilnehmerzahl sollten spätestens 5 Tage vorher übermittelt werden.
- Wann sollte ich die Technik für die Konferenz prüfen?
- Sammle die Präsentationen spätestens 7 Tage vorher und teste sie mindestens 3 Tage vor dem Termin auf dem Veranstaltungs-Laptop und Projektor. Prüfe dabei auch Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel und WLAN.
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