Que faut-il prévoir pour une conférence de zone ?

Une conférence de zone demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut prévoir l’accueil des participants, la technique pour les présentations, le service du café et des repas, ainsi que la circulation dans les espaces. Cette liste rassemble les achats et le matériel à apporter pour installer les salles efficacement. Adaptez les quantités au nombre définitif d’inscrits, confirmé quelques jours avant l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tables de maquillageqté 4
Chaises des intervenantsqté 6
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Cliques de présentationqté 2
Microphonesqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 3
Routeur wifi
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 8

Décoration

Nappesqté 18
Porte-nomsqté 120
Compositions floralesqté 8
Drapeauxqté 6
Panneaux directionnelsqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilos
- Eau minérale plate - 80 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 120 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Mini croissants - 150 pièces
- Petits pains - 180 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains aux céréales - 80 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon arrière - 3 kilos
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Concombre - 5 kilos
- Tomates - 6 kilos
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 4 kilos
- Carottes - 4 kilo
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 100 pièces
- Yaourt - 10 kilo
- Muesli - 4 kilo
- Mélange de noix - 3 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Mélange apéritif de noix - 4 kilo
- Bitterballen - 300 pièces
- Bitterballen végétariennes - 150 pièces
- Mini nems aux légumes - 200 pièces
- Sauce dip - 6 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pâtes - 8 kilos
- Riz - 6 kilos
- Curry de légumes - 15 kilos
- Plat de poulet - 18 kilos
- Salade composée - 15 kilos
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Pain - 12 pains
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Dessert vegan - 30 portions
- Portions de dessert - 100 pièces
- Cannelle - 1 pot
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 2 litres
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Serviettes - 600 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Filtres à café - 150 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Étiquettes - 2 paquets
- Marqueurs indélébiles - 2 paquets

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un programme imprimé par participant confirmé, plus 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les erreurs d’impression.
Pour chaque présentation, testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran et le câble HDMI au moins 24 heures avant. Gardez une copie de tous les fichiers sur 2 clés USB distinctes.
Comptez au minimum une rallonge et une multiprise par zone technique, puis ajoutez 2 rallonges de secours. Fixez les câbles au sol avant l’arrivée des participants pour éviter les passages dangereux.
Pour le café et l’eau, prévoyez environ 2 tasses ou verres par personne sur une demi-journée, ainsi que 10 % de vaisselle supplémentaire. Les carafes doivent être remplies avant l’ouverture de l’accueil.
Installez la table d’inscription au moins 60 minutes avant le début. Placez les badges par ordre alphabétique et gardez une liste imprimée des participants, avec les besoins alimentaires signalés.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une conférence de zone ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 100 inscrits, installez donc 105 à 110 chaises, sans oublier celles des intervenants.
Quand faut-il acheter le matériel pour une conférence de zone ?: Commandez le mobilier, la vaisselle et le matériel technique au moins 2 semaines à l’avance. Faites les courses alimentaires 1 à 2 jours avant, après la vérification de la liste définitive des participants.
Combien de matériel technique faut-il pour les présentations ?: Prévoyez au moins un ordinateur portable, un projecteur, un écran et un câble HDMI par salle équipée. Ajoutez 2 clés USB de sauvegarde, une batterie externe et un routeur Wi-Fi si l’accès réseau est nécessaire.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une conférence ?: Comptez une pièce par personne et par service pour les assiettes et les couverts, puis ajoutez 10 % de marge. Pour les tasses et les verres utilisés plusieurs fois, prévoyez environ 2 unités par personne sur une demi-journée.

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