Gebedsweek organiseren: checklist van voorbereiding tot uitvoering

Een gebedsweek vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een kerkzaal. Je regelt per gebedsavond een duidelijke dagindeling, benadert voorgangers en medewerkers op tijd en verwerkt aanmeldingen, dieetwensen en gebedspunten. Daarna volgen de praktische zaken: gebedskaarten printen, techniek testen, de zaal opstellen en eten en drinken klaarzetten. Met deze checklist zie je wat eerst moet gebeuren en welke controles je vlak voor iedere avond niet moet overslaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en programma vaststellen
3 personen
Kerkzaal reserveren
Medewerkers en voorgangers benaderen
2 personen
Dagindeling per gebedsavond maken
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Gebedspunten verzamelen
2 personen
Liederen en teksten selecteren
2 personen
Presentaties en gebedskaarten maken
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
Gebedskaarten en programma's printen
2 personen

Event

Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Kerkzaal schoon en toegankelijk maken
3 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Gebedshoek inrichten
2 personen
Techniek en microfoons aansluiten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Openingsdienst begeleiden
4 personen
Maaltijd en ontmoeting begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondgebed begeleiden
3 personen
Eindcontrole en afsluiten
2 personen
Dagprogramma klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Gebedsavond begeleiden
4 personen
Dagprogramma klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Gebedsavond begeleiden
4 personen
Dagprogramma klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Gebedsavond begeleiden
4 personen
Dagprogramma klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Gebedsavond begeleiden
4 personen
Dagprogramma klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Gebedsavond begeleiden
4 personen
Slotavond voorbereiden
4 personen
Slotdienst begeleiden
5 personen
Afsluitende maaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Kerkzaal opruimen
5 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Kleedtafel
Kapstokkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4
Soeppannenaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Beamer
Projectiescherm

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Kaarsenaantal 30
Kaarsenhoudersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Naambadgesaantal 80

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak per gebedsavond een afzonderlijk programma met tijden voor ontvangst, liederen, gebed, maaltijd en afsluiting. Zo zie je vroeg waar onderdelen te dicht op elkaar staan en welke voorganger of vrijwilliger nog ontbreekt.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en verwerk ze uiterlijk een week voor de eerste avond in de boodschappenlijst. Controleer die lijst opnieuw nadat de aanmeldingen zijn verwerkt.
Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons niet pas bij de start. Plan minimaal één volledige techniekproef en leg verlengkabels, stekkerdozen en reserve-oplossingen klaar.
Zet de kerkzaal op de dag zelf eerst toegankelijk en overzichtelijk klaar: stoelen, tafels, kapstokken en de ontvangsttafel moeten vóór de eerste deelnemers staan. Richt daarna de gebedshoek in en sluit de microfoons aan.
Bereid koffie, thee en de avondmaaltijd volgens het programma voor, niet alleen volgens het aantal deelnemers. Zet serveerschalen met deksel, thermoskannen en opscheplepels klaar voordat de ontvangst begint, zodat vrijwilligers niet tijdens het openingsgebed hoeven weg te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gebedsweek organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de eerste gebedsavond. Reserveer dan de kerkzaal, leg het thema en programma vast en benader voorgangers en medewerkers. Verstuur de uitnodigingen zodra de belangrijkste avonden en tijden bekend zijn.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een gebedsweek versturen?: Stuur de uitnodigingen idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de eerste avond, zodat je dieetwensen, vrijwilligers en hoeveelheden voor de maaltijd kunt verwerken.
Hoeveel tijd kost het klaarzetten van een kerkzaal voor een gebedsavond?: Reken op 60 tot 90 minuten voor stoelen, tafels, ontvangsttafel, gebedshoek en techniek. Voeg 30 minuten toe als je ook koffie, thee en een avondmaaltijd klaarzet. Test geluid en presentatie vóór de deelnemers binnenkomen.
Wat moet ik op de dag van een gebedsavond als eerste controleren?: Controleer 2 uur voor aanvang de toegankelijkheid van de zaal, de stoelopstelling, microfoons, beamer en verlichting. Controleer daarna de gebedskaarten, programma's, ontvangsttafel en het eten. Wijs uiterlijk 30 minuten voor de start iedere vrijwilliger zijn taak toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.