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Organiser une Semaine de prière sans rien oublier

Une Semaine de prière demande plus qu’un programme spirituel : il faut coordonner la salle, les intervenants, les inscriptions, l’accueil, les repas et la technique. Cette checklist rassemble les 56 tâches et 36 fournitures nécessaires, dans un ordre pratique. Tu peux ainsi commencer par cadrer le thème et le déroulé, puis avancer vers les invitations, les préparatifs et l’installation. Les points souvent réglés trop tard, comme les intentions de prière, les besoins alimentaires ou les tests de microphones, sont intégrés au planning.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir le thème et le programme

    3 personnes

  • Réserver la salle de culte

  • Contacter les collaborateurs et les intervenants

    2 personnes

  • Établir le programme de la soirée de prière

    2 personnes

  • Rédiger les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Établir la répartition des bénévoles

    2 personnes

  • Recueillir les intentions de prière

    2 personnes

  • Sélectionner les chants et les textes

    2 personnes

  • Préparer les présentations et les cartes de prière

    2 personnes

  • Tester la technique et l’éclairage

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer les produits frais

  • Imprimer les cartes de prière et les programmes

    2 personnes

Événement

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

  • Rendre la salle d'église propre et accessible

    3 personnes

  • Installer les chaises et les tables

    4 personnes

  • Aménager le coin prière

    2 personnes

  • Brancher la technique et les microphones

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer le repas du soir

    3 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Encadrer le service d’ouverture

    4 personnes

  • Animer le repas et les échanges

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Animer la prière du soir

    3 personnes

  • Contrôle final et clôture

    2 personnes

  • Préparer le programme de la journée

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Animer la soirée de prière

    4 personnes

  • Préparer le programme de la journée

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Animer la soirée de prière

    4 personnes

  • Préparer le programme de la journée

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Animer la soirée de prière

    4 personnes

  • Préparer le programme de la journée

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Animer la soirée de prière

    4 personnes

  • Préparer le programme de la journée

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Animer la soirée de prière

    4 personnes

  • Préparer la soirée de clôture

    4 personnes

  • Encadrer le service de clôture

    5 personnes

  • Servir le repas de clôture

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

Suivi

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger la salle d’église

    5 personnes

  • Collecter et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer la salle de l’église

    3 personnes

  • Vérifier et ranger le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Stocker les restes en toute sécurité

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 80
  • Tablesqté 10
  • Table de maquillage
  • Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verresqté 100
  • Assiettesqté 100
  • Couteauxqté 80
  • Fourchettesqté 80
  • Cuillèresqté 80
  • Louchesqté 12

Cuisine

  • Thermosqté 6
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteauxqté 6
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Plats de service avec couvercleqté 4
  • Casseroles à soupeqté 2

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Microphones sans filqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Ordinateur portable
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection

Décoration

  • Nappesqté 10
  • Bougiesqté 30
  • Bougeoirsqté 12
  • Compositions floralesqté 6
  • Badges nominatifsqté 80

Éclairage

  • Lampes d'ambianceqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Seauxqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence 4 à 6 semaines avant l’événement par le thème, le programme, la réservation de la salle et le contact des intervenants. Sans ces décisions, les invitations et la répartition des bénévoles restent bloquées.
  • Envoie les invitations au moins 3 semaines à l’avance et fixe une date limite d’inscription. Demande dès ce moment les besoins alimentaires afin de prévoir le repas du soir et les boissons.
  • Prépare les intentions de prière, les chants, les textes, les cartes et les présentations au plus tard 7 jours avant. Imprime les programmes et les cartes plusieurs jours avant la rencontre, plutôt que le jour même.
  • Teste les haut-parleurs, les microphones sans fil, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les rallonges et les multiprises 2 à 3 jours avant. Refais un contrôle dans la salle le jour J, avant l’arrivée des participants.
  • Le jour de la Semaine de prière, prévois au moins 2 heures pour installer les chaises, les tables, l’accueil, le coin prière, le café, le thé et le repas. Garde une personne dédiée à l’accueil pendant les 30 premières minutes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Semaine de prière ?
Commence idéalement 4 à 6 semaines avant. Ce délai laisse le temps de réserver la salle de culte, confirmer les intervenants, préparer le programme, envoyer les invitations et organiser les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une Semaine de prière ?
Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue et indique une date limite d’inscription. Tu peux ainsi traiter les réponses et recueillir les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le repas.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
Prévois 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les chaises, les tables, l’accueil, le coin prière et le matériel technique. Ajoute 30 minutes pour tester les microphones, les haut-parleurs et la projection.
Quand préparer les cartes de prière et les programmes ?
Finalise les textes, les chants et les intentions de prière au plus tard 7 jours avant. Imprime les cartes et les programmes 2 à 3 jours avant afin de pouvoir corriger une erreur sans urgence.

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