Gebetswoche organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege das Thema und den Ablauf jedes Gebetsabends mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. So bleiben genug Zeit, um Redner anzusprechen, Lieder und Texte auszuwählen und Präsentationen vorzubereiten.
• Reserviere den Gemeindesaal frühzeitig und plane für Aufbau und Technik mindestens 2 Stunden vor Beginn ein. Stühle, Tische, Gebetsecke, Empfangstisch und Beleuchtung sollten vor dem ersten Eintreffen fertig sein.
• Verschicke die Einladungen spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Gebetswoche und bearbeite Anmeldungen fortlaufend. Frage dabei ausdrücklich nach Ernährungswünschen, damit das Abendessen nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
• Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand am besten 1 bis 2 Tage vorher. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und die Sichtbarkeit der Präsentationen aus den hinteren Reihen.
• Bereite Kaffee, Tee und das Abendessen so vor, dass die Ausgabe direkt nach dem Empfang möglich ist. Rechne Geschirr und Gläser nicht nur für die erwarteten Gäste, sondern mit etwa 10 Prozent Reserve und stelle frische Produkte erst am selben Tag bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gebetswoche organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Thema, Programm und Raumreservierung. Mitarbeitende, Redner, Einladungen und Technik lassen sich dann ohne kurzfristige Lücken koordinieren.

Wann sollte man die Einladungen zur Gebetswoche verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 2 bis 3 Wochen vor dem ersten Gebetsabend. Bitte um Anmeldungen bis spätestens 5 bis 7 Tage vorher, damit du Verpflegung und Sitzplätze planen kannst.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Gebetsabend?

Plane mindestens 2 Stunden für Stühle, Tische, Gebetsecke, Empfang, Dekoration und Technik ein. Für den ersten Abend sind 30 bis 60 zusätzliche Minuten sinnvoll, weil Mikrofone, Beamer und Beleuchtung oft noch angepasst werden müssen.

Wann sollte die Technik für die Gebetswoche getestet werden?

Teste die komplette Technik 1 bis 2 Tage vor Beginn und wiederhole einen kurzen Funktionstest am jeweiligen Abend. Prüfe dabei Ton, Präsentation, Mikrofone, Kabel und die Lesbarkeit der Gebetskarten oder Texte.

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