Checklist para organizar una Semana de oración
Una Semana de oración necesita más que un programa y una sala disponible. Hay que coordinar cada noche, confirmar quién participa, recoger peticiones, preparar los materiales y dejar lista la parte técnica. Esta checklist reúne las tareas y los suministros necesarios para avanzar en el orden correcto. También contempla detalles que suelen quedar para el último momento, como las preferencias alimentarias, las tarjetas de oración, los micrófonos y la cena.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el tema y el programa
3 personas
Reservar la sala de la iglesia
Contactar al personal y a los líderes
2 personas
Crear el programa del día para cada noche de oración
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Recoger los puntos de oración
2 personas
Seleccionar canciones y textos
2 personas
Crear presentaciones y tarjetas de oración
2 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
Imprimir tarjetas de oración y programas
2 personas
Evento
Montar la mesa de recepción
2 personas
Dejar la sala de la iglesia limpia y accesible
3 personas
Montar sillas y mesas
4 personas
Montar el rincón de oración
2 personas
Conectar la técnica y los micrófonos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la cena
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Guiar el servicio de apertura
4 personas
Coordinar la comida y el encuentro
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar el momento de la oración de la tarde
3 personas
Revisión final y cierre
2 personas
Preparar el programa del día
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Dirigir la noche de oración
4 personas
Preparar el programa del día
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Dirigir la noche de oración
4 personas
Preparar el programa del día
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Dirigir la noche de oración
4 personas
Preparar el programa del día
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Dirigir la noche de oración
4 personas
Preparar el programa del día
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Dirigir la noche de oración
4 personas
Preparar la noche de clausura
4 personas
Dirigir el servicio de clausura
5 personas
Servir la comida de cierre
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Seguimiento
Lavar la vajilla
3 personas
Ordenar el salón de la iglesia
5 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar la sala de la iglesia
3 personas
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 10
- Mesa de vestuario
- Percheroscant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Termoscant. 6
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Ollas para sopacant. 2
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
Decoración
- Mantelescant. 10
- Velascant. 30
- Portavelascant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Credencialescant. 80
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Paños de limpiezacant. 12
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el tema y el programa antes de enviar las invitaciones. Si cada noche tiene una estructura definida, podrás indicar horarios, responsables y necesidades concretas desde el principio.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con antelación, y fija una fecha límite. Así puedes calcular la cena, preparar las compras y evitar cambios de última hora.
- Asigna voluntarios por función y por noche, no solo por tarea. La recepción, la preparación del café y el té, la cena, el rincón de oración y la limpieza necesitan responsables identificados.
- Haz una prueba técnica completa antes de la primera reunión: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cables alargadores y regletas. Comprueba también que las presentaciones y los textos se leen desde el fondo de la sala.
- Compra los productos no perecederos con varios días de margen y recoge los frescos el mismo día o el anterior. Deja preparados los termos, teteras, bandejas, vajilla y tarjetas de oración antes de recibir a los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo empezar a organizar una Semana de oración?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, contactar con líderes, definir el programa, enviar invitaciones y distribuir los voluntarios sin depender de decisiones de última hora.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una Semana de oración?
- Como referencia, asigna al menos 4 funciones por noche: recepción, técnica, comida y orden o limpieza. Si esperas más de 30 participantes, añade una persona para coordinar el rincón de oración y otra para apoyar el servicio.
- ¿Cuándo probar el equipo técnico de la iglesia?
- Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes de la primera noche y repítela el mismo día, al menos 90 minutos antes de empezar. Comprueba sonido, proyección, iluminación, conexiones y baterías de los micrófonos.
- ¿Cuándo preparar la comida y el café para la Semana de oración?
- Haz la compra principal entre 2 y 3 días antes y recoge los productos frescos como máximo 24 horas antes. Prepara el café, el té y la cena con tiempo suficiente para que estén listos 30 minutos antes de la recepción.
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