Gastlezing organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een gastlezing staat of valt met drie dingen: een bevestigde spreker, een werkend programma en techniek die vóór binnenkomst is getest. Plan eerst de locatie en inhoud, daarna uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week verzamel je dieetwensen, stuur je de briefing en ontvang je de presentatie. Op de dag zelf draait alles om een tijdige zaalopbouw, een duidelijke registratiebalie en een rustige ontvangst van de gastspreker.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastspreker bevestigen
Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering versturen
Dieetwensen verzamelen
Gastsprekerbriefing sturen
Presentatie ontvangen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Presentatie klaarzetten
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Briefing ontvangstteam
4 personen

Event

Gastspreker ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Gastspreker introduceren
Gastlezing begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Gastspreker uitzwaaien
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Rechthoekige tafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 14
Registratietafel
Sprekersstoel

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Flip-over
Kledingstangenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Naamkaartstandaardsaantal 60
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de gastspreker schriftelijk voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag uiterlijk één week vooraf om de definitieve presentatie en stuur tegelijk de briefing met aankomsttijd, programma en technische afspraken.
Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoon en luidsprekers minstens één werkdag vooraf met de echte presentatie. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een presentatieklikker klaar; een ontbrekende aansluiting kost op de dag zelf snel 15 minuten.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de lezing af en geef het ontvangstteam een actuele deelnemerslijst. Zet de registratietafel zo neer dat binnenkomers niet voor de zaal of het buffet blijven staan.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal aan de catering door zodra de inschrijving sluit. Bestel niet alleen eten, maar controleer ook of er genoeg kopjes, glazen, borden, bestek en serveermateriaal zijn.
Plan de zaalopbouw ruim vóór de eerste gast arriveert: stoelen, tafels, sprekersstoel, techniek en buffet moeten dan al staan. Houd daarnaast tijd vrij om de spreker persoonlijk te ontvangen en de laatste presentatie-instellingen samen door te nemen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een gastlezing organiseren?: Leg de spreker en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk enkele dagen vóór de lezing het aantal deelnemers en de dieetwensen hebt.
Wanneer moet ik de presentatie van de gastspreker ontvangen?: Vraag de definitieve presentatie uiterlijk 7 dagen vooraf op. Test het bestand vervolgens minstens 1 werkdag vóór de gastlezing op de laptop, beamer en het projectiescherm.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een gastlezing op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur vóór aanvang voor tafels, stoelen, registratie, buffet en techniek. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige geluid- en presentatietest en de briefing van het ontvangstteam.
Wanneer moet ik catering voor een gastlezing bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Geef dan het definitieve aantal gasten, de dieetwensen en het gewenste tijdstip voor koffie, drank en hapjes door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.