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Gastvortrag organisieren: Checkliste für die Vorbereitung

Ein Gastvortrag gelingt, wenn Referent, Raum, Technik und Empfang frühzeitig aufeinander abgestimmt sind. Bestätige den Gastredner zuerst und lege danach Programm, Anmeldefrist und Ablauf fest. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Einladungen verschickt und Ernährungswünsche abgefragt sein. In den letzten Tagen geht es um Präsentation, Techniktest, Catering und die genaue Einrichtung des Saals. Am Veranstaltungstag öffnest du den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gastredner bestätigen

  • Location reservieren

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Erinnerung senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Gastredner-Briefing senden

  • Präsentation entgegennehmen

  • Catering bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Briefing des Empfangsteams

    4 Personen

Event

  • Gastredner empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Gastredner vorstellen

  • Gastvortrag begleiten

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Networking-Event betreuen

    3 Personen

  • Gastredner verabschieden

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • Rechteckige TischeAnz. 8
  • StehtischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 14
  • Registrierungstisch
  • Rednerpult

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Präsentationsklicker
  • Flipchart
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 10

Dekoration

  • NamenskartenständerAnz. 60
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild
  • ProgrammstandardAnz. 2

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • Wischset
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane den Techniktest nicht erst am Veranstaltungstag: Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon, Lautsprecher und Präsentationsklicker spätestens am Vortag gemeinsam mit der Präsentation.
  • Lege eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Vortrag fest. So kannst du Sitzplätze, Namenslisten, Catering und Sonderwünsche noch rechtzeitig anpassen.
  • Schicke dem Gastredner das Briefing spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Darin sollten Ankunftszeit, Vortragstermin, Raum, Technik und eine Kontaktperson stehen.
  • Stelle die Registrierungstheke mindestens 45 Minuten vor Einlass bereit und gib dem Empfangsteam eine Namensliste sowie klare Informationen zu Beginn, Sitzplätzen und Pausen.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und baue das Buffet erst kurz vor dem Einlass auf. Plane für Kaffee, Wasser und Snacks zusätzliches Geschirr und mindestens eine Servierzange pro Schale ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Gastvortrag organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du den Gastredner bestätigen, die Location reservieren, das Programm festlegen und Einladungen verschicken.
Wann sollte man die Einladungen für einen Gastvortrag verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist auf ungefähr 7 Tage vorher, damit du Teilnehmerzahl und Catering konkret planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Gastvortrag?
Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein. Darin enthalten sind Saalkontrolle, Tische und Stühle, Registrierung, Technik, Dekoration und Buffet; bei unbekannter Technik sind 2 Stunden sicherer.
Wann soll die Präsentation des Gastredners vorliegen?
Bitte um die Präsentation spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Vortrag. So bleibt genug Zeit für einen vollständigen Test mit Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Präsentationsklicker.

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