Checklist para organizar una charla invitada sin olvidos
Organizar una charla invitada requiere coordinar al ponente, el programa, las inscripciones y una sala preparada para escuchar y ver la presentación. El trabajo no termina al enviar las invitaciones: todavía quedan la prueba técnica, el catering, la recepción y la comprobación del material. Esta checklist reúne 44 tareas y 42 elementos para avanzar en el orden adecuado. Úsala desde la confirmación del ponente hasta su llegada y la apertura de la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar ponente invitado
Reservar el lugar
Fijar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Enviar recordatorio
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la briefing del ponente invitado
Recibir la presentación
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar la presentación
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Briefing del equipo de recepción
4 personas
Evento
Recibir al ponente invitado
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Presentar al ponente invitado
Presentar la charla invitada
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Servir la pausa para el café
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Despedir al ponente invitado
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el buffet
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesas rectangularescant. 8
- Mesas altascant. 6
- Manteles individualescant. 14
- Mesa de registro
- Atril para ponente
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
- Pizarra de hojas
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
- Abrebotellascant. 3
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 10
Decoración
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 60
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Estructura básica del programacant. 2
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Juego de fregona
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma al ponente antes de cerrar el programa y envíale la información práctica con tiempo. Pide la presentación al menos 3 días antes para probarla en el portátil y el proyector que se usarán.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 5 días antes. Esa cifra permite ajustar el pedido de catering y preparar platos, cubiertos, vasos y opciones adecuadas sin improvisar.
- Haz una prueba técnica completa 1 o 2 días antes: proyector, pantalla, micrófono inalámbrico, altavoces, clic de presentación, cables alargadores y regletas. No des por hecho que todos los conectores estarán disponibles en la sala.
- Reserva como mínimo 60 minutos antes del inicio para abrir el lugar, revisar la sala, colocar las sillas, montar las mesas y conectar la técnica. El atril, el registro y la zona del buffet deben estar listos antes de recibir al público.
- Enfría las bebidas y prepara aperitivos antes de que llegue el primer asistente. Deja las jarras de agua, termos, tazas, vasos, bandejas y pinzas en su sitio, y asigna a una persona para recibir al ponente y otra para el registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una charla invitada?
- Empieza al menos 3 o 4 semanas antes para confirmar al ponente, reservar la sala, fijar el programa y enviar las invitaciones. Deja los últimos 5 días para inscripciones, preferencias dietéticas, catering y confirmaciones.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una charla?
- Pídelo cuando las inscripciones estén cerradas, normalmente 5 días antes del evento. Así puedes calcular las raciones y comunicar las preferencias dietéticas sin pedir comida de más o dejar opciones sin cubrir.
- ¿Cuándo se debe probar la técnica de una charla invitada?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba la presentación, el proyector, el micrófono, los altavoces, el clic y todos los cables, no solo que el portátil se encienda.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada del público para montar sillas, mesas, registro, buffet y decoración, y para conectar la técnica. Si el equipo es nuevo o la sala cambia de configuración, añade otros 30 minutos.
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