Organiser une conférence invitée sans rien oublier

Une conférence invitée se joue autant dans la préparation que dans les trente minutes avant l’arrivée du public. Il faut confirmer l’intervenant, cadrer son intervention, gérer les inscriptions et vérifier la technique assez tôt pour corriger les problèmes. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, de la réservation de la salle à l’accueil de l’invité et des participants. Elle vous aide aussi à anticiper les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, présentation finale, branchements et briefing de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer l'intervenant invité
Réserver le lieu
Définir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le briefing à l’intervenant invité
Recevoir la présentation
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer la présentation
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Accueil de l’invité d’honneur
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Présenter l’invité d’honneur
Animer la conférence de l’invité
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Faire ses adieux à l’intervenant invité
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tables rectangulairesqté 8
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14
Table d'inscription
Pupitre de conférencier

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation
Paperboard
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Présentoirs pour cartes nominativesqté 60
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Support du programmeqté 2

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez la présentation définitive à l’intervenant au moins 48 heures avant la conférence. Vous pourrez alors vérifier le format, préparer l’ordinateur et tester chaque vidéo ou animation.
Prévoyez un point d’inscription installé 30 minutes avant l’ouverture des portes. Gardez la liste des inscrits, les informations pratiques et quelques stylos au même endroit.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil, les haut-parleurs et le cliqueur avec l’ordinateur qui servira le jour J. Faites ce test avant l’arrivée du public, pas pendant les premières minutes de la conférence.
Envoyez un rappel 24 à 48 heures avant l’événement, avec l’horaire, l’adresse, les indications d’accès et la possibilité de signaler un besoin alimentaire. Ces réponses doivent être transmises au catering avant la commande finale.
Arrivez au moins 90 minutes avant le début pour vérifier la salle, installer les tables et les chaises, brancher la technique et mettre les boissons au frais. Réservez ensuite 15 minutes au briefing de l’équipe d’accueil.

Questions fréquentes

Quand confirmer l’intervenant d’une conférence invitée ?: Confirmez l’intervenant dès que la date et le lieu sont arrêtés, idéalement plusieurs semaines avant la conférence. Demandez immédiatement ses contraintes horaires, ses besoins techniques et la date à laquelle il enverra sa présentation.
Combien de temps prévoir pour installer une conférence invitée ?: Prévoyez au minimum 90 minutes pour une installation standard avec tables, chaises, buffet et matériel audiovisuel. Ajoutez 30 minutes si la salle est inconnue ou si plusieurs intervenants utilisent le micro et la présentation.
Quand envoyer le rappel aux participants ?: Envoyez un premier rappel 48 heures avant, puis un message le matin même si les indications d’accès sont complexes. Profitez du premier rappel pour recueillir les besoins alimentaires encore manquants.
Quand tester la technique pour une conférence ?: Faites un test complet la veille si vous le pouvez, puis une vérification de 20 à 30 minutes le jour même. Testez notamment le vidéoprojecteur, le micro, les haut-parleurs, les rallonges, les multiprises et le cliqueur avec la présentation finale.

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