Boodschappenlijst voor een gastlezing

Voor een gastlezing heb je meer nodig dan alleen stoelen en een presentatie. Regel techniek voor beeld en geluid, een aparte registratieplek en servies voor koffie, water en eventuele hapjes. Stem de aantallen af op het aantal aanmeldingen en reserveer voor de techniek minimaal één extra exemplaar of alternatief. Controleer de presentatie en aansluitingen uiterlijk één dag vooraf; op de locatie zelf blijft dan alleen aansluiten en testen over.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Rechthoekige tafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 14
Registratietafel
Sprekersstoel

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Flip-over
Kledingstangenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Naamkaartstandaardsaantal 60
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroen - 8 stuks
- Spa Blauw - 6 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Tonic - 2 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pils - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Rosé - 4 flessen
- Toast - 6 pakken
- Stokbroden - 8 stuks
- Roomboter - 500 gram
- Roomkaas - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Brie - 1 kilo
- Jonge kaas - 1,5 kilo
- Gerookte kipfilet - 1 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 30 stuks
- Mandarijnen - 30 stuks
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Worteltjes - 2 kilo
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Rijstcrackers - 4 pakken
- Gemengde noten - 1 kilo
- Olijven - 1 kilo
- Ketchup - 1 fles
- Mayonaise - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- IJsblokjes - 10 kilo
- Papieren servetten - 200 stuks
- Koffiefilters - 100 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Naamstickers - 80 stuks
- Balpennen - 30 stuks
- Flip-overpapier - 1 blok
- Markeerstiften - 6 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Sponsjes - 6 stuks
- Microvezeldoeken - 10 stuks

Tips

Tel voor registratie, koffie en catering met het definitieve aantal aanmeldingen plus ongeveer 10% reserve. Zo kom je niet direct tekort bij onverwachte bezoekers of extra kopjes en glazen.
Plan per aanwezige ongeveer 2 kopjes koffie of thee voor een programma van twee uur en zet minstens 0,5 liter water per persoon klaar. Verzamel dieetwensen vóór je de catering bestelt.
Neem voor de presentatie een laptop, beamer, projectiescherm en presentatieklikker mee. Zet de bestanden zowel lokaal op de laptop als op een USB-stick en test beeld, geluid en aansluitingen uiterlijk de dag ervoor.
Leg per tafel voldoende borden, besteksets, waterglazen en koffiekopjes klaar; reken bij een pauze op minimaal één bord en glas per persoon plus 10% reserve. Zet serveerschalen en serveertangen apart van de registratiebalie.
Regel per technische opstelling minimaal één stekkerdoos en één verlengkabel, maar controleer vooraf de afstand tot stopcontacten. Zet een draadloze microfoon klaar en test ook de microfoonstandaard en luidsprekers voordat de gastspreker arriveert.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een gastlezing?: Zorg voor stoelen, tafels, een registratietafel, sprekersstoel en techniek zoals laptop, beamer, scherm, microfoon en luidsprekers. Voor ontvangst en catering heb je daarnaast koffie- en waterkannen, kopjes, glazen, borden, bestek en serveermateriaal nodig.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een gastlezing?: Zet één stoel per bevestigde aanmelding klaar en houd 5 tot 10% reserve aan. Bij 80 deelnemers betekent dat 84 tot 88 stoelen, afhankelijk van de verwachte inloop.
Hoeveel koffie en water heb ik nodig per persoon?: Reken voor een programma van twee uur op ongeveer 2 kopjes koffie of thee en 0,5 liter water per persoon. Bestel of zet daar 10% extra bovenop, zodat je bij 80 bezoekers op circa 176 kopjes en 44 liter water uitkomt.
Wanneer moet ik de techniek voor een gastlezing regelen?: Leg beamer, scherm, laptop, microfoon en luidsprekers uiterlijk één week vooraf vast als je ze moet huren of lenen. Test alle aansluitingen en de presentatie uiterlijk één dag voor de lezing en sluit de apparatuur op locatie minimaal 60 minuten voor aanvang aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.