Qué necesitas para organizar una charla invitada

Una charla invitada necesita más que un proyector y unas sillas. Debes prever el registro, la presentación, el café, el agua y un servicio sencillo para los asistentes, además de comprobar que todo funciona antes de abrir la sala. Esta lista reúne el material habitual para recibir al ponente y atender al público sin improvisaciones. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un pequeño margen para las últimas confirmaciones.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 60
Mesas rectangularescant. 8
Mesas altascant. 6
Manteles individualescant. 14
Mesa de registro
Atril para ponente

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Clic de presentación
Pizarra de hojas
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 6
Bandejas de servircant. 10
Pinzas de servircant. 6
Abrebotellascant. 3

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Bandejas de servircant. 10

Decoración

Soportes para tarjetas de nombrecant. 60
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Estructura básica del programacant. 2

Iluminación

Luces decorativascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Recogedor y escobacant. 2
Juego de fregona
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limón - 8 unidades
- Spa Blauw - 6 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Tónica - 2 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsen - 48 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Rosado - 4 botellas
- Tostadas - 6 paquetes
- Barras de pan - 8 unidades
- Mantequilla - 500 gramos
- Queso crema - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Brie - 1 kilo
- Queso joven - 1,5 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilo
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 30 unidades
- Mandarinas - 30 unidades
- Pepino - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Zanahorias baby - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Tortitas de arroz - 4 paquetes
- Frutos secos mixtos - 1 kilo
- Aceitunas - 1 kilo
- Ketchup - 1 botella
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Filtros de café - 100 unidades
- Agitadores - 200 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Etiquetas con nombre - 80 unidades
- Bolígrafos - 30 unidades
- Papel para rotafolio - 1 bloque
- Rotuladores fluorescentes - 6 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas - 6 unidades
- Paños de microfibra - 10 unidades

Consejos

Calcula dos vasos de agua por persona si la charla dura hasta dos horas: uno para la mesa y otro de reserva. Lleva también jarras de agua ya llenas para evitar interrupciones durante la intervención.
Para el café, prepara una taza por asistente y reserva aproximadamente un 10 % adicional. Los termos o jarras deben estar listos antes de abrir el registro, no cuando empiece la charla.
Comprueba el equipo técnico al menos 60 minutos antes: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, clic de presentación, cables alargadores y regletas. Lleva adaptadores compatibles con el portátil del ponente.
Monta la mesa de registro con antelación y deja allí el material necesario para recibir a los asistentes. Los percheros y la señalización suelen olvidarse hasta que llegan las primeras personas, así que colócalos antes de abrir la ubicación.
Pide el catering después de cerrar las inscripciones y revisar las preferencias dietéticas. Para los aperitivos, calcula al menos 3 unidades por persona si solo acompañan la charla, y prepara bandejas y pinzas de servir antes de montar el buffet.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para una charla invitada?: Calcula entre 0,5 y 0,75 litros de agua por persona para una charla de hasta dos horas. Añade café para una taza por asistente y un 10 % extra para cubrir confirmaciones de última hora.
¿Qué equipo técnico hace falta para una charla con ponente?: Prepara un portátil, proyector, pantalla, micrófono inalámbrico, altavoces y clic de presentación. Comprueba todo al menos 60 minutos antes y lleva cables alargadores, regletas y adaptadores de reserva.
¿Cuándo debo pedir el catering para la charla?: Pídelo cuando cierres las inscripciones, idealmente entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes ajustar las cantidades y comunicar al proveedor las preferencias dietéticas recogidas.
¿Cuántas sillas y mesas necesito?: Prepara una silla por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % de margen si el espacio lo permite. Reserva una mesa para el registro, mesas para el buffet y mesas altas si quieres una zona de conversación después de la charla.

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