Que prévoir pour une conférence invitée ?

Une conférence invitée demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut aussi prévoir l’accueil, les boissons, le buffet, la vaisselle et les branchements nécessaires pour que l’intervenant puisse commencer à l’heure. Cette liste vous aide à acheter ou réserver le matériel adapté au nombre d’inscrits. Prévoyez les besoins alimentaires au moment des inscriptions et vérifiez la technique au moins la veille.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tables rectangulairesqté 8
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14
Table d'inscription
Pupitre de conférencier

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation
Paperboard
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Présentoirs pour cartes nominativesqté 60
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Support du programmeqté 2

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 8 pièces
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pils - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Toast - 6 paquets
- Baguettes - 8 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage frais - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Brie - 1 kilo
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Mandarines - 30 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Crackers de riz - 4 paquets
- Noix mélangées - 1 kilo
- Olives - 1 kilo
- Ketchup - 1 bouteille
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Glaçons - 10 kilos
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Filtres à café - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Autocollants nominatifs - 80 pièces
- Stylos à bille - 30 pièces
- Papier pour chevalet - 1 bloc
- Marqueurs - 6 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 10 pièces

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les accompagnants ou les inscriptions de dernière minute.
Pour le premier accueil, comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis adaptez les quantités selon la durée de la conférence et le service prévu.
Prévoyez au moins un verre à eau, une tasse à café et une assiette par participant. Ajoutez 10 % de vaisselle supplémentaire pour remplacer les pièces utilisées ou renversées.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro sans fil, les haut-parleurs et le cliqueur la veille. Gardez deux rallonges et une multiprise de secours à portée de main.
Ne commandez pas le catering avant d’avoir recueilli les allergies et régimes alimentaires. Transmettez le nombre final de participants au traiteur au plus tard 48 heures avant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence invitée ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite et ajoutez une marge de 5 à 10 %. Pour 80 participants, installez donc environ 84 à 88 chaises, sauf si le lieu impose une disposition différente.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une conférence ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Pour 50 participants et une conférence de deux heures, prévoyez environ 150 à 250 boissons selon la météo et le type de service.
Quand faut-il tester le matériel technique ?: Faites un test complet au moins la veille, avec la présentation reçue de l’intervenant. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises, le micro, le son et la compatibilité de l’ordinateur avec le vidéoprojecteur.
Combien de vaisselle prévoir pour le buffet ?: Prévoyez une pièce par participant pour les assiettes, les verres et les couverts, avec 10 % de réserve. Pour 60 personnes, préparez donc au moins 66 unités de chaque élément utilisé.

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