Einkaufsliste für einen Gastvortrag
Für einen Gastvortrag brauchen Sie mehr als Beamer und Stühle: Getränke, Geschirr, Empfangsmaterial und eine getestete Technik gehören ebenfalls dazu. Planen Sie die Mengen anhand der Anmeldungen und rechnen Sie bei Getränken mit Reserve. Besonders häufig fehlen Verlängerungskabel, Wasserkannen oder ein Präsentationsklicker. Die vollständige Liste im Plan hilft Ihnen, Einkauf, Leihmaterial und Aufbau rechtzeitig zu koordinieren.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- Rechteckige TischeAnz. 8
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 14
- Registrierungstisch
- Rednerpult
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
- Flipchart
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 3
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 10
Dekoration
- NamenskartenständerAnz. 60
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Willkommensschild
- ProgrammstandardAnz. 2
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Wischset
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitrone - 8 Stück
- Spa Blauw - 6 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Tonic - 2 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pils - 48 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Toastbrot - 6 Packungen
- Baguettes - 8 Stück
- Butter - 500 Gramm
- Frischkäse - 1 Kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 30 Stück
- Mandarinen - 30 Stück
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Möhren - 2 Kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Reiscracker - 4 Packungen
- Gemischte Nüsse - 1 Kilo
- Oliven - 1 Kilo
- Ketchup - 1 Flasche
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Papierservietten - 200 Stück
- Kaffeefilter - 100 Stück
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Namensaufkleber - 80 Stück
- Kugelschreiber - 30 Stück
- Flipchart-Papier - 1 Block
- Textmarker - 6 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 30 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 6 Stück
- Mikrofasertücher - 10 Stück
Tipps
- Planen Sie pro angemeldeter Person mindestens 0,5 Liter Wasser sowie zwei bis drei Getränke für die Pause ein. Stellen Sie zusätzlich einige Flaschen für den Gastredner und das Organisationsteam bereit.
- Rechnen Sie beim Geschirr mit einem vollständigen Set pro Person plus etwa 10 Prozent Reserve. Für Kaffee benötigen Sie Kaffeetassen und Kannen, für Snacks Teller, Besteck und Servierzangen.
- Prüfen Sie Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam mit der Präsentation. Legen Sie Präsentationsklicker und passende Verlängerungskabel nicht erst beim Aufbau bereit.
- Bestellen oder besorgen Sie Catering und Getränke spätestens drei bis fünf Tage vor dem Vortrag. Ernährungswünsche sollten zu diesem Zeitpunkt bereits erfasst sein, damit einzelne Portionen nicht fehlen.
- Planen Sie für Registrierung, Garderobe und Sitzordnung eigene Ausstattung ein: Registrierungstisch, Tischdecken, Kleiderständer und die benötigte Zahl an Stühlen und Tischen. Diese Dinge werden beim Einkauf für das Catering leicht übersehen.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für einen Gastvortrag?
- Sie benötigen Sitzmöbel, Registrierungstisch, Rednerpult, Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon, Lautsprecher und Präsentationsklicker. Dazu kommen Getränke, Snacks, Geschirr, Serviermaterial und mindestens ein getestetes Verlängerungskabel.
- Wie viele Getränke brauche ich pro Gast?
- Planen Sie für den ersten Veranstaltungsabschnitt zwei bis drei Getränke pro Person und zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser. Kaufen Sie rund 10 Prozent Reserve, besonders wenn der Vortrag länger als zwei Stunden dauert.
- Wie viel Geschirr brauche ich für einen Vortrag?
- Rechnen Sie pro angemeldeter Person mit einem Teller, einem Besteckset, einer Kaffeetasse und einem Wasserglas. Eine Reserve von 10 Prozent deckt Nachmeldungen und beschädigtes Geschirr ab.
- Wann sollte ich die Technik für den Gastvortrag prüfen?
- Testen Sie die komplette Technik spätestens am Vortag und schließen Sie die Präsentation dabei tatsächlich an. Kontrollieren Sie zusätzlich am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn Mikrofon, Ton, Bild und Klicker.
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