Gastles organiseren: complete checklist
Een gastles vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een lokaal vastleggen. Je stemt datum, programma en techniek af, verzamelt aanmeldingen en dieetwensen en zorgt dat presentatie en werkbladen op tijd klaar zijn. Op de dag zelf moeten registratie, naamstickers, catering en ontvangst soepel op elkaar aansluiten. Gebruik deze checklist om de gastles stap voor stap voor te bereiden en controleer de techniek voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastdocent uitnodigen
Datum en programma afstemmen
2 personen
Lokaal reserveren
Techniekbehoefte inventariseren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanwezigheidslijst opstellen
Programma naar deelnemers sturen
Presentatie ontvangen
Presentatie controleren
Werkbladen afdrukken
Naamstickers voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Lokaal ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Event
Deelnemers registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
Gastdocent ontvangen
Gastles begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Werkvorm begeleiden
3 personen
Vragenronde begeleiden
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gastdocent uitzwaaien
Nazorg
Materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Lokaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Techniek loskoppelen
2 personen
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 40
- Buffettafelsaantal 2
- Spreektafel
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Koffiekopjesaantal 40
- Messenaantal 40
- Vorkenaantal 40
- Lepelsaantal 40
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Koelelementenaantal 12
- Vershoudfolieaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 2
- Broodmandenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draadloze microfoon
- Powerbankaantal 2
- Laserpointer
Catering
- Boodschappen
- Waterglazenaantal 50
Decoratie
- Naamstickersaantal 45
- Tafelkledenaantal 8
- Flip-overvellenaantal 2
- Pennen voor flip-overaantal 8
Schoonmaak
- Vuilnisbakkenaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 6
- Emmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Rubberen handschoenenaantal 4
Tips
- Plan de technische controle uiterlijk één werkdag vooraf. Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en alle stekkerdozen met de presentatie die de gastdocent daadwerkelijk gebruikt.
- Stuur programma en praktische informatie minstens 7 dagen vooraf naar de deelnemers. Vraag dieetwensen meteen uit, zodat je boodschappen en hapjes niet op de ochtend zelf hoeft aan te passen.
- Maak de aanwezigheidslijst de dag vóór de gastles definitief en leg naamstickers bij de ingang klaar. Zo kost registratie per deelnemer hooguit een paar minuten.
- Reserveer vóór de start minimaal 60 minuten voor de opbouw. Zet tafels, stoelen en buffettafels neer, ventileer het lokaal en koel dranken voordat de gastdocent arriveert.
- Vraag de presentatie uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en controleer lettertypen, video's, geluidsfragmenten en diaformaat. Bewaar daarnaast een kopie op de laptop en neem een powerbank mee als reserve.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een gastles organiseren?
- Leg de gastdocent, datum en het lokaal bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en verzamel aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor de gastles.
- Wanneer moet ik de presentatie van een gastdocent ontvangen?
- Vraag de presentatie minimaal 3 werkdagen vooraf op. Test haar uiterlijk 1 werkdag voor de gastles op de laptop, beamer, het projectiescherm en de microfoon.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een gastleslokaal klaar te zetten?
- Reserveer minstens 60 minuten voor tafels, stoelen, catering, ventilatie en techniek. Plan nog 15 minuten extra als je meerdere aansluitingen of een draadloze microfoon gebruikt.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een gastles verzamelen?
- Vraag dieetwensen mee bij de aanmelding en sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf. Controleer de lijst opnieuw bij het boodschappen doen en houd aangepaste hapjes herkenbaar apart.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!