Checklist para organizar una clase invitada sin olvidos
Organizar una clase invitada requiere coordinar al ponente, el programa, las inscripciones y la sala en el orden adecuado. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios, desde reservar el local hasta probar la presentación y recibir a los participantes. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde: preferencias dietéticas, etiquetas con nombres, copias de trabajo y bebidas frías. Úsala como guía de preparación y como control final antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Invitar a un ponente invitado
Coordinar la fecha y el programa
2 personas
Reservar local
Inventariar las necesidades técnicas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de asistentes
Enviar el programa a los participantes
Recibir la presentación
Comprobar la presentación
Imprimir hojas de trabajo
Preparar etiquetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Preparar la restauración
2 personas
Ventilar el local
Colocar mesas y sillas
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir etiquetas con nombre
Recibir al ponente invitado
Coordinar la clase invitada
2 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar la actividad
3 personas
Moderar la ronda de preguntas
Servir la cena
3 personas
Servir café y té
2 personas
Despedir al ponente invitado
Seguimiento
Reunir los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar y sacar la basura
2 personas
Limpiar el local
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Desconectar la técnica
2 personas
Guardar los artículos sobrantes
2 personas
Devolver el material prestado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 40
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de oradores
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 40
- Cuencos reutilizablescant. 40
- Vasos reutilizablescant. 50
- Tazas de cafécant. 40
- Cuchilloscant. 40
- Tenedorescant. 40
- Cucharascant. 40
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Acumuladores de fríocant. 12
- Film transparentecant. 2
- Papel de aluminiocant. 2
- Cestas de pancant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Micrófono inalámbrico
- Powerbankcant. 2
- Puntero láser
Catering
- Compras
- Vasos para aguacant. 50
Decoración
- Pegatinas con nombrecant. 45
- Mantelescant. 8
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Rotuladores para pizarra de papelcant. 8
Limpieza
- Papelelerascant. 4
- Paños de limpiezacant. 6
- Cuboscant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de gomacant. 4
Consejos
- Cierra la fecha y el programa con el ponente antes de enviar invitaciones; reserva al menos 2 semanas para recibir la presentación y revisar los requisitos técnicos.
- Pide las preferencias dietéticas al confirmar la inscripción y congela la lista de asistentes entre 3 y 5 días antes, para comprar y preparar la restauración sin improvisar.
- Comprueba la presentación en el portátil, el proyector, la pantalla y los cables el día anterior; lleva también un powerbank y una solución para alargar o repartir las conexiones.
- Prepara las etiquetas con nombres, las hojas de trabajo y la mesa de registro la víspera. Así puedes recibir a los participantes durante los primeros 15 minutos sin buscar materiales.
- Enfría las bebidas con varias horas de margen y ventila la sala antes de colocar mesas y sillas. Deja lista la mesa del ponente y prueba el micrófono antes de que llegue.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que invitar al ponente de una clase invitada?
- Contacta con el ponente al menos 4 semanas antes de la fecha prevista. Reserva las 2 últimas semanas para cerrar el programa, recibir la presentación y comprobar la técnica.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una clase invitada?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la clase, con fecha, horario, programa y forma de inscripción. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para preparar asistentes, etiquetas y catering.
- ¿Cuándo recibir la presentación del ponente?
- Pídela como máximo 3 días antes y compruébala en el equipo que usarás en la sala. Haz una segunda prueba el mismo día, antes de recibir a los participantes.
- ¿Qué preparar el día antes de una clase invitada?
- Deja listas las hojas de trabajo, las etiquetas, la lista de asistentes y la distribución de mesas y sillas. También conviene conectar y probar la presentación, el micrófono y los cables con al menos 30 minutos de margen el día del evento.
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