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Gastvortrag organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gastvortrag steht und fällt mit drei Dingen: einem abgestimmten Programm, funktionierender Technik und einem klaren Ablauf vor Ort. Kläre zuerst Referent, Termin und Raum, danach Einladungen, Anmeldungen und Unterlagen. In der letzten Woche prüfst du Präsentation, Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche. Am Veranstaltungstag bleiben Registrierung, Begrüßung, Moderation und die Versorgung mit Getränken und Snacks.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gastdozent einladen

  • Datum und Programm abstimmen

    2 Personen

  • Raum reservieren

  • Technikbedarf erfassen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anwesenheitsliste erstellen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Präsentation entgegennehmen

  • Präsentation prüfen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensaufkleber vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Namensaufkleber verteilen

  • Gastdozenten empfangen

  • Gastvortrag moderieren

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Arbeitsform moderieren

    3 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Gastdozent verabschieden

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sortieren und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Sachen aufbewahren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 40
  • BuffetischeAnz. 2
  • Rednertisch

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 40
  • MesserAnz. 40
  • GabelnAnz. 40
  • LöffelAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 12
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • BrotkörbeAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Kabelloses Mikrofon
  • PowerbankAnz. 2
  • Laserpointer

Catering

  • Einkäufe
  • WassergläserAnz. 50

Dekoration

  • NamensaufkleberAnz. 45
  • TischdeckenAnz. 8
  • FlipchartblätterAnz. 2
  • Stifte für FlipchartAnz. 8

Reinigung

  • MülleimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 6
  • EimerAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • GummihandschuheAnz. 4

Tipps

  • Schicke das Programm spätestens 7 Tage vor dem Gastvortrag an alle angemeldeten Teilnehmer. So können sie Rückfragen stellen und du erkennst früh, ob Angaben fehlen.
  • Fordere die Präsentation spätestens 48 Stunden vorher an und teste sie auf dem vorgesehenen Laptop mit Beamer, HDMI-Kabel und Mikrofon. Prüfe dabei auch Schriftgrößen, Videos und eingebettete Audiodateien.
  • Plane für die Registrierung mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Lege Anwesenheitsliste und Namensaufkleber am Eingang bereit und halte eine Powerbank für das Smartphone oder Tablet bereit.
  • Kühle Getränke erst kurz vor der Veranstaltung und rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Stelle zusätzlich Wasser in Kannen bereit, damit nicht alles über Einwegflaschen läuft.
  • Baue Technik und Sitzordnung mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Lüfte den Raum, stelle Rednertisch und Buffetische auf und prüfe, ob Verlängerungskabel sicher liegen und der Fluchtweg frei bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gastvortrag organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Einladung des Gastdozenten und der Terminabstimmung. Raum, Technikbedarf und Programm sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann soll ich die Einladungen für einen Gastvortrag verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Vortrag. Setze die Anmeldefrist auf 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Sitzplätze planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Gastvortrag?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Technik, Präsentation und Catering ein. Bei unbekannter Technik oder einem kabellosen Mikrofon solltest du zusätzlich 30 Minuten für einen Funktionstest reservieren.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Gastvortrag?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee oder anderen Getränken. Bei einem zweistündigen Vortrag mit Pause solltest du zusätzlich etwa 1 Getränk pro Person einplanen.

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