Organiser un cours invité sans rien oublier
Un cours invité demande de coordonner l’intervenant, les participants et la logistique de la salle. Commence par confirmer la date et le programme, puis réserve l’espace et vérifie les besoins techniques avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à contrôler la présentation, préparer les supports et organiser l’accueil. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, du premier échange avec l’intervenant jusqu’au lancement de la séance.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Inviter un intervenant invité
Accorder la date et le programme
2 personnes
Réserver la salle
Recenser les besoins techniques
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des présences
Envoyer le programme aux participants
Recevoir la présentation
Vérifier la présentation
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les étiquettes nominatives
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
Accueillir un intervenant invité
Animer la séance d’invité
2 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer l’activité
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Servir le dîner
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Dire au revoir à l’intervenant invité
Suivi
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Débrancher la technique
2 personnes
Ranger les affaires restantes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 40
- Tables de buffetqté 2
- Table de prise de parole
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Bols réutilisablesqté 40
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Tasses à caféqté 40
- Couteauxqté 40
- Fourchettesqté 40
- Cuillèresqté 40
- Louchesqté 6
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
- Glacièresqté 3
- Pains de glaceqté 12
- Film alimentaireqté 2
- Papier aluminiumqté 2
- Corbeilles à painqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câbles HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Micro sans fil
- Batterie externeqté 2
- Pointeur laser
Catering
- Courses
- Verres à eauqté 50
Décoration
- Étiquettes nominativesqté 45
- Nappesqté 8
- Feuilles de paperboardqté 2
- Stylos pour paperboardqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 6
- Seauxqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Gants en caoutchoucqté 4
Conseils
- Confirme la date, la durée et le programme avec l’intervenant avant d’envoyer les invitations. Demande aussi le format de sa présentation et les besoins techniques précis.
- Réserve la salle dès que la date est fixée, puis vérifie sa capacité, la disposition des tables et des chaises ainsi que l’accès aux prises électriques. Prévois la table de prise de parole et l’espace de projection.
- Ferme les inscriptions quelques jours avant le cours afin d’établir la liste des présences et de recueillir les besoins alimentaires. Envoie ensuite le programme aux participants, avec l’horaire d’accueil et les informations pratiques.
- Demande la présentation au plus tard 48 heures avant la séance. Ouvre-la sur l’ordinateur prévu, teste le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, le micro et les rallonges avant l’arrivée du public.
- Le jour J, arrive environ 90 minutes à l’avance pour aérer la salle, installer le mobilier, refroidir les boissons et préparer les en-cas. Garde les étiquettes nominatives, les feuilles de travail et une batterie externe à portée de main.
Questions fréquentes
- Quand inviter un intervenant pour un cours invité ?
- Contacte l’intervenant au moins 6 à 8 semaines avant la date souhaitée. Cela laisse le temps d’accorder le programme, de réserver la salle et de régler les besoins techniques.
- Quand envoyer les invitations pour un cours invité ?
- Envoie-les 3 à 4 semaines avant la séance, avec la date, les horaires, le programme et les modalités d’inscription. Fixe une date limite de réponse environ 7 jours avant l’événement.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un cours invité ?
- Prévois environ 90 minutes sur place avant l’accueil des participants. Ce temps couvre l’installation des tables et des chaises, le branchement de la technique, le test de la présentation et la préparation du buffet.
- Quand demander la présentation de l’intervenant ?
- Demande-la au plus tard 48 heures avant le cours. Vérifie ensuite le fichier sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur utilisés, afin de pouvoir corriger un problème avant le jour J.
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