Wat heb je nodig voor een gastcollege?

Voor een gastcollege heb je meer nodig dan een beamer en stoelen. Regel ook een presentatie-laptop, HDMI-adapters, microfoon, geluidsinstallatie en voldoende stroompunten. Bij de ontvangst komen naamkaartjes, lanyards, programmafolders en richtingsborden van pas. Voor koffie, water en catering heb je servies, thermoskannen, koelboxen en serveermaterialen nodig. Gebruik deze boodschappenlijst naast je plan, zodat apparatuur, catering en ontvangst op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Opscheptangenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Lanyardsaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Richtingsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Stille mineraalwater - 8 flessen
- Bruisend mineraalwater - 6 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Citroenlimonade - 4 flessen
- Roerstaafjes - 150 stuks
- Boterkoekjes - 6 pakken
- Chocoladekoekjes - 4 pakken
- Rijstwafels - 4 pakken
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Druiven - 4 kilo
- Gemengde noten - 2 kilo
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Zoute pretzels - 3 zakken
- Belegde broodjes - 50 stuks
- Vegetarische broodjes - 20 stuks
- Veganistische broodjes - 10 stuks
- Glutenvrije broodjes - 6 stuks
- Kipwraps - 25 stuks
- Vegetarische wraps - 20 stuks
- Veganistische wraps - 10 stuks
- Gemengde maaltijdsalade - 8 kilo
- Veganistische maaltijdsalade - 2 kilo
- Yoghurtdressing - 2 flessen
- Veganistische dressing - 2 flessen
- Tomatensoep - 8 liter
- Volkorenbrood - 4 broden
- Roomboter - 500 gram
- Hummus - 1 kilo
- Kruidenkaas - 1 kilo
- Keukenpapier - 6 rollen
- Servetten - 250 stuks
- Afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flessen

Tips

Neem minimaal één HDMI-adapter mee naast de HDMI-kabel en test de presentatie uiterlijk 24 uur vooraf op de presentatielaptop. Controleer ook of de laptop aansluit op de beamer en het projectiescherm.
Plan per verwachte bezoeker één naamkaartje en lanyard, plus ongeveer 10% extra voor last-minute aanmeldingen. Leg de naamkaartjes bij de ontvangsttafel op alfabetische volgorde.
Zet voor koffie en thee meerdere koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar als de groep gelijktijdig pauzeert. Reserveer daarnaast extra koffiekopjes, glazen, borden en besteksets voor minstens 10% van het aantal deelnemers.
Regel de catering pas nadat dieetwensen zijn verzameld en geef die informatie uiterlijk 3 werkdagen vooraf door. Gebruik serveerschalen, serveerbladen en opscheptangen afzonderlijk voor verschillende gerechten.
Test geluidsinstallatie, draadloze microfoon en luidsprekers vóór de zaal opent en leg verlenghaspels en stekkerdozen klaar. Hang richtingsborden op bij de ingang en belangrijke kruispunten, niet pas bij de ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een gastcollege?: Zorg voor stoelen, tafels, een ontvangsttafel, beamer, projectiescherm, presentatielaptop, HDMI-kabel en adapters. Voeg een draadloze microfoon, luidsprekers, naamkaartjes, programmafolders, servies en cateringbenodigdheden toe.
Hoeveel naamkaartjes moet ik bestellen voor een gastcollege?: Reken één naamkaartje en lanyard per aangemelde bezoeker. Bestel of maak 10% extra, zodat je ook late aanmeldingen en foutief ingevulde kaartjes kunt opvangen.
Wanneer moet ik de techniek voor een gastcollege regelen?: Controleer de technische eisen en test alle apparatuur uiterlijk 24 uur voor het gastcollege. Leg op de dag zelf minimaal 60 minuten voor ontvangst de laptop, beamer, microfoon, luidsprekers, kabels en stroomvoorziening klaar.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een gastcollege?: Voorzie per deelnemer minimaal één koffiekopje, glas, bord en bestekset en houd 10% extra achter de hand. Bij een gelijktijdige koffiepauze heb je bovendien voldoende thermoskannen, koffiezetapparaten en waterkokers nodig om de hele groep snel te bedienen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.