Qué necesitas para organizar una conferencia invitada

Para una conferencia invitada necesitas preparar mucho más que la sala y la presentación. Esta lista reúne el material para recibir a los asistentes, montar el espacio, servir café y catering, y evitar problemas técnicos durante la ponencia. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma con antelación qué equipo trae el ponente y qué debe aportar la organización. También conviene tener todo impreso y probado antes de abrir la sala.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 10
Mesa de recepción
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Cable HDMIcant. 2
Adaptadores HDMIcant. 3
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 2
Enrollacablescant. 2
Regletascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 90
Platoscant. 90
Cubiertoscant. 90

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzas para servircant. 6

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 100
Lanyardscant. 100
Folletos del programacant. 100
Señales direccionalescant. 8
Mantelescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Limonada de limón - 4 botellas
- Palitos para remover - 150 unidades
- Galletas de mantequilla - 6 paquetes
- Galletas de chocolate - 4 paquetes
- Crispetas de arroz - 4 paquetes
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Pretzels salados - 3 bolsas
- Bocadillos - 50 unidades
- Bocadillos vegetarianos - 20 unidades
- Bocadillos veganos - 10 unidades
- Sándwiches sin gluten - 6 piezas
- Wraps de pollo - 25 unidades
- Wraps vegetarianos - 20 unidades
- Wraps veganos - 10 unidades
- Ensalada mixta de comida - 8 kilos
- Ensalada de comida vegana - 2 kilo
- Aliño de yogur - 2 botellas
- Aderezo vegano - 2 botellas
- Sopa de tomate - 8 litros
- Pan integral - 4 panes
- Mantequilla - 500 gramos
- Hummus - 1 kilo
- Queso fresco con hierbas - 1 kilo
- Papel de cocina - 6 rollos
- Servilletas - 250 unidades
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas

Consejos

Calcula una silla por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % si esperas asistentes sin registro previo. Reserva también una mesa de recepción y otra para el catering.
Para una pausa de café de una hora, calcula dos tazas por persona y entre 0,5 y 0,75 litros de bebidas por asistente. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes de abrir la sala.
Comprueba el equipo audiovisual 24 horas antes: proyector, pantalla, portátil, cable HDMI, adaptadores, micrófono y altavoces. Lleva al menos un adaptador adicional si el ponente usa un ordenador propio.
Prepara una tarjeta de nombre y un folleto del programa por inscrito, más un 10 % de reserva. Imprime también la lista de inscritos el mismo día, porque las altas y bajas de última hora son habituales.
Pide el catering después de cerrar el formulario de inscripción y recopilar las preferencias dietéticas. Deja las señales direccionales, los percheros y la papelera colocados antes de que llegue el primer asistente.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una conferencia invitada?: Calcula una silla por cada persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para 80 inscritos, prepara entre 84 y 88 sillas.
¿Cuánta bebida y café compro para una conferencia?: Para una pausa de una hora, calcula dos tazas de café o té por persona y entre 0,5 y 0,75 litros de bebida por asistente. Para 40 personas, serían unas 80 tazas y entre 20 y 30 litros de bebida.
¿Cuándo tengo que probar el proyector y el micrófono?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 60 y 90 minutos antes de recibir al público. Comprueba también el cable HDMI, los adaptadores, el sonido y el portátil de presentación.
¿Cuántas tarjetas de nombre y programas debo imprimir?: Imprime una unidad por inscrito y añade un 10 % de reserva. Para 100 asistentes, prepara 110 tarjetas de nombre y 110 folletos del programa.

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