Was brauche ich für einen Gastvortrag?

Für einen Gastvortrag brauchst du mehr als Beamer und Stühle. Plane Technik für die Präsentation, Getränke und Geschirr für die Pause sowie Material für Empfang, Orientierung und Namensschilder ein. Die benötigte Menge hängt vor allem von der Zahl der angemeldeten Gäste und der Veranstaltungsdauer ab. Bestelle Catering und prüfe die technischen Anforderungen spätestens eine Woche vorher, damit fehlende Adapter oder zusätzliche Sitzplätze nicht am Veranstaltungstag zum Problem werden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 10
Empfangstisch
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 3
Kabelloses Mikrofon
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
GläserAnz. 90
TellerAnz. 90
BestecksetsAnz. 90

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 6
ServierzangenAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 100
LanyardsAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100
WegweiserAnz. 8
TischdeckenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Zitronenlimonade - 4 Flaschen
- Rührstäbchen - 150 Stück
- Butterkekse - 6 Packungen
- Schokoladenkekse - 4 Packungen
- Reiswaffeln - 4 Packungen
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Trauben - 4 Kilo
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzbrezeln - 3 Packungen
- Belegte Brötchen - 50 Stück
- Vegetarische Brötchen - 20 Stück
- Vegane Brötchen - 10 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 6 Stück
- Hähnchen-Wraps - 25 Stück
- Vegetarische Wraps - 20 Stück
- Vegane Wraps - 10 Stück
- Gemischter Mahlzeitsalat - 8 Kilo
- Vegane Salatschale - 2 kilo
- Joghurtdressing - 2 Flaschen
- Veganes Dressing - 2 Flaschen
- Tomatensuppe - 8 Liter
- Vollkornbrot - 4 Laibe
- Butter - 500 Gramm
- Hummus - 1 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 1 Kilo
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Servietten - 250 Stück
- Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen

Tipps

Plane pro erwarteter Person einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. So kannst du kurzfristige Anmeldungen auffangen, ohne während des Einlasses Stühle nachzustellen.
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Stelle Wasser, Kaffee und Tee bereit und kühle die Getränke spätestens am Vortag.
Prüfe die Präsentation mindestens 48 Stunden vorher auf dem Präsentationslaptop. Lege HDMI-Kabel, passende Adapter und ein Verlängerungskabel direkt am Technikplatz bereit.
Bereite Namensschilder und Programmhefte anhand der Anmeldeliste vor und drucke 10 Prozent zusätzliche Exemplare. Vergessene oder spontan ausgegebene Schilder lassen sich so schnell ersetzen.
Teste Mikrofon, Lautsprecher und Projektion bei aufgebauten Stühlen und Tischen. Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vor Beginn, damit Empfang, Beschilderung und Catering noch korrigiert werden können.

Häufige Fragen

Was muss ich für einen Gastvortrag einkaufen?: Plane Getränke, Kaffee oder Tee, Geschirr, Serviermaterial, Namensschilder, Programmhefte und Wegweiser ein. Für die Präsentation brauchst du außerdem Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter und Stromverlängerungen.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Gastvortrag?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person. Bei einem dreistündigen Gastvortrag mit Pause solltest du insgesamt etwa vier bis fünf Getränke pro Person einplanen.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Gastvortrag?: Halte pro angemeldeter Person mindestens eine Tasse, ein Glas, einen Teller und ein Besteckset bereit. Ergänze 10 Prozent Reserve, besonders wenn Kaffee, Kuchen oder ein Buffet angeboten werden.
Wann muss ich die Technik für einen Gastvortrag prüfen?: Sammle die technischen Anforderungen des Gastredners spätestens eine Woche vorher. Teste Präsentation, Beamer, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 48 Stunden vor dem Vortrag und erneut beim Aufbau.

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